电子邮件一直是商业通讯国王的一段时间,以前跳出了桌面电话并在同事之间致电。通过电子邮件,同事之间的沟通可能会更快,更方便。电子邮件提供了一个单一的地方,以跟踪所有传入和外向的联系人,有些尝试将其保留所有组织。但手机从未离开过,也没有旧的老式的蜗牛邮件。电子邮件可能永远不会消失,但它应该变得越来越依赖。

工作场所通信的下一个最大转变似乎都倾向于 团队协作解决方案。 Slack在新闻中一直在浪潮,可能是团队合作的最快示例之一。但是,不要只是假设这些解决方案是下一代雅虎或AOL Messenger。这些团队协作服务将重点移开,这些团队协作服务允许工人完成更多工作,并更快地完成工作。基于云,这些解决方案保留了您需要它们的文件,并允许您的邮件中的持久性– they’始终在你离开的地方。团队协作解决方案释放队伍,即合作。如果您仍然在栅栏上并不确定,如果是时候打破电子邮件的依赖,我们将列出了一个在传统电子邮件中采用团队协作解决方案的一些福利的清单。

1)仅限于沟通的合作

电子邮件允许我们快速将我们的想法置于下来并发送信息。在翻盖方面,电子邮件还为我们提供一个访问我们所有通信的特定位置。但是电子邮件依赖于友好的方法,并且经常将更多的工作方式作为仅推动信息的单向街道。如果您有一个新的备忘录与团队分享,则将其推出在一封电子邮件爆炸中,以查看。任何问题或请求来自每个个人接收者的渠道,这证明难以跟踪它们。

团队协作应用程序结构以更有效的方式结构,专注于内容,而不仅仅是消息。在Forefront中的内容中,协作应用程序不仅仅是向其他人推出信息,而且还有一个相反的拉动效果。而不是将一封电子邮件爆炸到10个人,并在最新的项目上进行更新,而是使用必要和相关的10个人的房间或对话,标记为“Q2备忘录”,而是将文件放入,并将其视为您的同事。不仅仅是一个对话,而是一个协作的过程。协作应用程序的免费流动聊天允许团队的每个成员直接与该组进行交互,而不是一个逐一的问题。协作解决方案的结构还允许工人在最方便的时候放弃,赶上错过的一切,无论何时相关的东西都会追逐。电子邮件没有’T允许这种自由流动,会话结构,但限制了来回合作。

2)保持组织

一次一次对话,前后名单,很容易丢失一串电子邮件。 “那些消息史蒂夫在哪里发给我关于新的TPS报告?”在你知道之前,15分钟已经过去了,你仍然找不到你在会议前拼命需要的单身附件!协作应用程序使组织变得容易,因为它们是在围绕待机的思想构建的,内容和档案直接在您的房间里生活。有能力将项目和团队组织到特定房间或对话中,这会按照同一个人的15个不同电子邮件的时间削减时间,只是为了找到一个相关的电子邮件或特定的信息链。相反,通过团队协作解决方案,您可以右转进入清晰标记的房间,并通过滚动内容来找到您需要的内容。

在有组织的通信之上,团队协作应用程序包含一个强大的搜索功能,可以通过书面文本和房间内存储的任何文件筛选。随着这些协作应用程序的持久性,你两天前的对话并没有消失 - 你只需滚动并查看史蒂夫告诉你会议的事情。这些个人房间有特定的项目或与特定同事的合作意味着留在项目之上的方面很容易在相关房间中删除快速消息,再次促进合作 - 任何和所有各方都可以看到必要时的信息和钟声他们最好有机会。没有更多的是从电子邮件线程开始的日子,Ccing错误的人,或者通过注意到你的谈话缺少球队的一半。

3)通过云持久性

我一直指的是持久性的概念,但它实际上是什么意思?在这些团队协作应用程序中发送和收到的所有内容(消息,文件,会议)存储在云中,持续到那里,并由所有客户端访问到任何地方。通过在云网络中处理的所有内容,一切都可以完全恰好在哪里,无论您访问它的设备。与电子邮件不同,这些协作应用程序不仅仅是一对一,但允许始终移动的小组聊天且始终打开。如果您想完成工作并解决问题,您需要更多只有一个人加入对话,团队协作应用程序是授权团队工作团队的工具。但随着群体的规模增长,每个人都在线同时阅读您的消息是苗条的。这是,云的持久性质再次进来。

使用团队协作应用程序,在桌面客户端,移动电话客户端或甚至在线Web浏览器客户端之间,可以在任何设备上保持连接。结合持久的聊天和文件托管,访问所需的信息,可以立即发生。在办公室错过了一天?在手机上启动应用程序,并随着云列出您错过的所有消息而保持最新状态。忘记笔记本电脑与在办公室里的更新的TPS报告?没问题,只需在智能手机甚至家用计算机上登录您的团队协作应用程序,偷看文件被删除并将其下载到您的设备。

4)定制以满足您的需求

这些团队协作应用程序不仅仅是旧学校即时传道商的漂亮版本,而且提供可定制和强大的工作协作体验。随着开发人员的创造性思维,并提供API,团队可以完全自定义他们的解决方案,以创造一个真正独特的体验,并弥合其他生产力工具之间的差距。像聊天机器人一样的简单添加可以允许用户在合作室内保持持续的任务列表,或者设置提醒,甚至更容易地制作文件共享。像IBM一样添加 ’s 沃森技术到思科火花 将产生一个新的个人助理水平,即在合作平台内部生活。

一步进一步是集成的力量。通过与Office 365和Dropbox的流行工作应用程序的集成,与流行的集成 CRM.喜欢 销售队伍 和Zendesk,团队可以建立自己的协作应用程序,它配合他们已经使用的其他应用程序。集成允许定制电子邮件只是无法做到的。直接将Salesforce链接到您的协作应用程序可以每次打开新的呼叫票证时创建一个新的聊天室,因此工人可以编写必要的信息,下降必要的文件并跟踪呼叫或票证进度。由于这些房间持久并与Salesforce联系起来,因此所有信息即使在通话结束后也会停留。如果您甚至需要另一个代理的帮助,只需将代理人或任何相关团队成员添加到房间并开始合作!您可以使用集成和聊天行业的操作仅限于您的创造力。

5)文件生活在应用程序中

通过在协作的最前沿的内容,文件丢弃只是另一部分使这些协作解决方案如此强大,对于寻找更多所做的组。内容是手头任务的核心,并且当在协作中共享时,文件将直接生存在房间内。这样你就可以采取行动,反应并保持持续任何变化的历史。您有多少次发送电子邮件,但忘了包含附件?这将永远不会再与协作应用程序作为您的主要沟通方法发生。

文件不必作为对消息的附件发送,并且可以轻松拖动并直接丢弃到您的房间或对话中。通过云的力量和消息传递的持久性,附件不会比收件箱更长的电子邮件链丢失。通过电子邮件分享文件共享只是增加了杂乱,并且需要工人留在他们的收件箱之上,将它们拉下来。再次在所有平台上持久性,文件可以随时访问任何时间,以及所有的协作和工作。

底线

随着工作场所的变化,我们使用的工具来完成工作。电子邮件曾经是国王,击败电话甚至视频通话才能保持联系。团队协作应用程序在我们完成工作的方式提供新的班次。消息传递和强大文件共享的持久性保持焦点内容,并赋予团队成员之间的自然合作,从而可以成为可能。

虽然他们可能永远不会真正取代电子邮件,但团队协作和业务消息传递应用程序将努力补充日常电子邮件,并保持收件箱混乱。当合作是重点时,会议将不断地,即时,瞬间,生产力可以达到新的水平。如果您认为团队协作应用程序适合您的业务,您可以查看我们每个提供商的细分以及他们的服务提供。要提供更好的洞察力,您还可以查看我们的聊天战争比较系列,我们将思科火花和HIPChat与最受欢迎的协作应用程序,松懈。