我们都知道,当我们在我们最繁忙的时候,无论我们为生的工作,都没有足够的时间才能达到每个人的需求。大多数人都理解这一点并正在享受,提供​​了他们对迎来的语音邮件是信息性和可操作的。在2019年,个性化的经历至关重要’对于企业来说,必须优先考虑客户体验并在客户周围建立策略。

确保你也很重要’创建商业语音邮件的问候语,鼓励您的客户在哔哔声后留言。有很多方法可以确保发生这种情况;我们在这里分享15个提示,以优化您的商业语音邮件与您的问候。

1.确定你的痛点

在您甚至开始草拟和实施业务语音邮件问候之前,需要识别您的痛点。例如,如果您不高兴地将客户端留在语音邮件上没有足够的上下文,请确保您清楚地说明语音邮件中需要的内容。如果您的客户不熟悉您的业务如何运营并在下班期间致电,请识别最佳呼叫的时间,并说您将在早上第一件事回复消息。

识别你的痛点的一种方法可以像 与您的团队会面讨论 是什么让他们的一天— and the customer’s day —更难。通过预期您的客户正在努力找到自己的努力,您可以在留下语音邮件之前解决问题,或者至少在正确的方向上指向它们。这将通过使客户来导航的经验更容易实现您的痛苦,从而有助于更容易导致更具统筹的过程。

2.识别客户痛点

要记住的一件事是它并非所有关于你的人。是的,您需要认识到什么让您的生活更轻松,但您需要确保您知道是什么让您的客户’生活更困难,以便你确定你需要他们听到的什么样的可行的语音邮件问候。当然,这将使您的生活变得更轻松。

他们是否希望坐在IVR菜单中,或者可能不会将它们指向合适的人?他们知道你是一个人/女人团队,没有理由坐在菜单上吗?完全跳过菜单,让它们尽快留言。没有理由添加任何额外的步骤或使您的客户经历突飞猛进和障碍留下一个简单的语音邮件。当您确定客户的痛点是什么时,您可以更轻松地确定您希望它们的措施,以拯救所有来自不必要的压力。

3.确定您的呼叫 - 行动

一旦您识别您的痛点,您会发现在语音邮件问候语中识别需要存在的说明更容易。我们以前暗示了这些,所以让我们分解另一个例子。如果您希望您的客户留下语音邮件,但您也希望他们访问您的网站有关其问题的其他帮助,请给他们一个明确的呼吁采取行动,就像一个网站地址,他们可以在他们收听邮件时轻松记下。

在呼叫者侦听时,您的呼叫致电需要简单地理解和易于执行。使用有效呼叫动作的一个提示是自己测试它。您可以通过电话聆听整个网站URL吗?根据它的方式,您将确定您是否谈论太快或您的指示太复杂。调整您的行动呼叫可能会产生显着差异,从而消除疼痛点和改善 客户体验.

4.指示调用者对过程

既然你知道需要进行哪种行动来优化客户体验,同时确保您的日子尽可能顺利地运行,您必须确保您的客户知道如何执行您希望它们的任何操作。当企业优化他们的业务语音邮件问候时,需要遵循前进和中心,以便遵循一个简单的过程,以确保平滑体验。人们想要在截止日期接近时快速答案,一支球队只能处理如此多的混乱信息。

如果您希望他们留下语音邮件,请从一开始就告诉他们,“请留下您的姓名,原因您的呼叫,以及与您联系的最佳方式。”如果您希望他们在正常工作时间内给您回电,请告诉他们,“请在正常营业时间回电。”如果您希望他们呼叫准备好用于冗长的对话,您可以说出来,“请参阅我们的网站的常见问题,然后提供URL。 自助服务 永远不会被低估。

5.简化您的问候

既然你知道当您希望您的客户留下邮件时要做什么,您必须确保消息清楚地关闭。通过几个同事运行它,如果您的问候语有意义并在必要的地方进行调整。如果你说得太快,放慢速度。会计不是最受欢迎的职业。

更重要的是,您的来电者觉得他们可以向您寻求帮助的主题,他们不太清楚。简化您的问候的真正简单的方法是使用较小的单词。想象一下自己解释你想要一个三岁的孩子。您的客户不是愚蠢的,但他们不会始终熟悉典型的商业行话。确保您正在调整您的问候以适应缺乏熟悉,不必要的细节和技术信息。

6.注意单词选择(具体动词)

我们已经提到了在您的业务语音邮件问候中传中简单,易于理解的消息的重要性,但我们现在需要谈论单词选择。在您的业务语音邮件问候中密切关注您的单词选择。某些单词在一个人实现您的实际意义之前触发某些行动。以下是Word Choice如何导致客户和会计师之间的混淆的具体示例:

医生的秘书’S Office创建了一个语音邮件问候语,说:“如果您与我们一起与我们会面,我们可以从去年开始使用所有医疗文件的副本,所以准备好了。”使用“可以”这个词给患者的印象,他们不一定是“需要”去年的文件。看“可以”和“需要”之间的区别?您的单词选择可以显着影响未来会议。如果您希望客户执行特定操作,请您 需要 密切关注您如何表达呼叫的呼叫。

7.清楚地说话

如果您在一天的繁忙时间录制您的语音邮件问候,并且有大量的背景噪音,可能会有机会干扰您希望客户执行的呼叫操作。如果你没有直接发言,你的声音分手,让手机更靠近嘴巴,慢慢说话,并在必要时从脚本读取。

当您在留下可操作的业务语音邮件问候时,您无法危险任何潜在的误解。你想清楚地发音。注意你在哪里以及你是什么’在创建业务语音邮件问候时进行重新做。如果你在零售和你工作’Re试图想出假期问候,你可能想离开无穷无尽的线条,以便你可以思考和说清楚。

8.创建脚本

实践是完美的。再次,另一个明显的一个,但必须强调。如果你想要你的语音邮件问候,你必须练习。如果你只是把呼声扔在一起,声音和感到匆忙,你的顾客不会让你离开它。你会脱掉,好像你真的不在乎,那赢了’说服你们任何人’重新确定客户体验。

如果您的客户觉得您不在乎,他们将在其他地方进行业务。经验是企业之间的差异因素。通过制作语音邮件征询脚本来提高微小方式的整体体验的重要努力可能会产生巨大的差异,当客户和家人询问客户和你的家人有多容易。在社交媒体时代,这个词很快传播。即使你在你提供的情况下,你提供的更积极的经历’重新提供,那些人会呼叫的可能性越有可能。

9.避免技术条款

有时它’很难记住顾客不难’T具有您和您的同事对您的业务的知识和专业知识。再次,业务语音邮件问候背后的主要想法是提供清晰可操作的信息。如果你’重新使用唯一对您和您的同事有意义的技术术语’重新疏远客户,而不是鼓励他/她留言。

一种避免这种方式是通过编写脚本。当你’重新编写一个脚本为您的业务语音邮件问候语,请务必查看它以查看是否存在’■任何俚语或商业术语可能意味着两个不同的东西,具体取决于您的观点。如果有’■任何困惑的潜力,修改脚本并简化语言。你总能问你不的朋友’T工作,看看您的邮件是否清晰。

10.获得季节性的

假期往往是任何企业一年中最繁忙的时光—特别是零售。明显,对吗?尽可能明显,您在呼叫者识别您究竟对您究竟是什么意思的能力有多自信?您认为他们是否了解日复一日工作的酷刑以及您的心理和身体状态的效果?他们可能,但他们更关心收到个性化的体验。

无论如何,你必须提醒你的来电者,这是假期,事情很忙,这为了让您更顺畅地运行您的业务并尽可能多的客户,您需要您的客户留下详细信息,并提供详细信息你需要你的语音邮件问候,以表达这是假日季节,事情会慢。通过承认这是一年中最繁忙的时刻仍然是透明的,允许客户预测等待。这有助于提高客户体验,让他们感受到更受欢迎。

11.监控音质

什么样的 商务电话服务 您的公司是否使用?如果他们最近没有更新,或者你还没有 切换到高端VoIP电话 这通常提供更好的音质,是升级的时间。您使用的设备可以实现所有的差异。在一天结束时,人们正在根据这样的小事来判断您的业务。

你可以提出完美的商业语音邮件问候,但如果质量很低,那么有静态的,体积太低或太高,或者言语正在分解,你是疏远你的客户,让他们愿意思考他们不在乎基于非常重要的第一印象。解决方案很简单:从您的手机拨打您的号码。您的业​​务语音邮件如何问候声音?

12.监控特定呼叫的kpis

KPIS就像左边的语音邮件的数量一样,可以成为最小的变化的伟大指标,这在收到的语音邮件的数量中有所不同。如果您决定更响亮,请跟踪潜在的增加或减少以确定您的变化是否有任何影响。

您可以类似地调整这一点,同样地通过公司A / B如何测试其网站,广告,呼叫脚本以及需要更改的其他任何东西。您查看的呼叫元素越多,您就越有可能优化您的语音邮件问候语。如果你跳到问候语没有说“你好”,请回去,让您的问候更加个性化第二次尝试。

13.更新您的IVR(如果有的话)

今天的大多数企业将有某种 IVR系统 在他们需要达到的部门的部门到位。不幸的是,我们面临的一个常见问题是菜单与您正在寻找的菜单不保持或他们与当前的业务战略保持一致。你有多少次通过等待正确的号码的菜单,以实现你绝对需要与代理商交谈?

呼叫者不会花时间坐过一个不让他们的菜单,至少是留下语音邮件。如果呼叫者知道其派对的分机号码,则可以选择,并且应该是“按1留下语音邮件”,或者沿着这些行。这样,客户可以觉得他们在不需要与代理人交谈的情况下表达他们的担忧,而没有代理人感到难过,他们无法在他们正在努力工作的时候。

14.帮助客户准备好了

任何企业的一个主要痛点是当客户没有准备好电话或会议时。如果是,例如,你’重新律师,您需要您的客户准备好文件。您还知道需要组织和提交一篇有关的论文—通常也有紧张的截止日期— and it’客户必须让客户变得易于访问。

It’您也必须让您中继该信息。如果客户毫无准备,您可以知道您的时间将被浪费试图在丢失的文件中工作。为避免这种情况,请确保您的语音邮件问候强调要使用任何将加速过程的信息编写的会议的重要性,并使您的生活更轻松。突出显示客户需要带来的一些最常见的文档和信息,因此他们开始右脚开始。

15.表达您的可访问性

这是一个有趣的事实:千禧一代并不懒惰—特别是在拥抱美国的企业家精神方面。他们是劳动力最大的人群,他们发现企业为提供了个性化的经验​​。如果您正在尝试针对年轻客户,您的语音邮件问候需要反映您与他们合作的愿望。

为此,你可以简单地说:“我期待着与您交谈并解决您可能尽快的任何问题或疑虑。”这意味着您将要阅读您的消息,您将要回复这些消息,而您将解决任何问题,无论客户有多大或小如何。通过让自己更容易获得的是改善整体客户体验的好方法。拥有您的业务语音邮件的问候,反映这是一个很好的方式,即使您现在无法访问您的优先级地位的客户)。

最后一个词

企业语音信箱问候根本不难以优化。在做好准备的情况下,知道你和你的客户需要使每个互动都流畅,确保你的信息很容易理解,并清楚地表达你的意图,仍然是开放和乐观的。

企业主和日常客户知道有时候— like the holidays —当事情变得忙碌。当你’对你为什么不透明’能够来电话,人们通常明白,并更愿意耐心于于您的业务。如果目标是鼓励更多人留下语音邮件,您的问候必须是可行的,并且清楚地决定了你想要的来电者。有一个来电者去语音信箱不是世界末日;它’s会发生,所以你必须充分利用它。

这十五次提示只是起点。有些人可以适用于您的业务;有些人可能不是。但是,是什么让他们关注的是他们实施的容易程度。他们还确保客户体验始终是一个优先权,如果它不是,这应该已经是这种情况。这一天的繁忙时刻并不是忽视客户需求的足够强大的借口。当他们立即投入使用时,这些提示将极大地使您的业务受益。