项目管理软件 像Basecamp和Asana一样让团队成员创建待办事项列表,接收项目分配,并在上传的文件中注释。

尽管使用上述工具, 最近的第二次研究 发现39%的员工仍然与实时文件协作和编辑斗争。

2020年的顶级文档协作工具让多个团队成员实时编写和编辑草稿。这些工具有助于防止误解,同时允许更快,更简化的文档创建过程。

 

寻找的基本功能

除了实时在线编辑,请查找文件协作工具功能,如:

  • 自动保存
  • 版本历史记录
  • 版本控制
  • 跟踪变化
  • 新的变更通知
  • 多种文件格式
  • 评论
  • 用户标记
  • 聊天即时消息
  • 预先制作的文件模板
  • 应用集成
  • 移动设备可访问性
  • 文件访问控制
  • 在线和脱机访问
  • 可扩展文件存储空间

 

顶级文档协作工具

以下文档管理工具包括上述功能,并在2020年拥有最佳用户评论。

 

谷歌文档Google文档协作

拥有超过8亿个活跃的全球用户, 谷歌文档 是此列表中最知名的所有文档协作软件。

但是,许多人不意识到,除了向完成的草案添加评论和编辑,还可以使用DOCS进行实时在线协作。

最多200人可以同时查看DOC,10个用户可以同时进行实时编辑。

所有编辑都在同一主DOC中自动更新并保存在云中,因此无需为每个草稿创建新文档。此版本控件功能可防止团队对过时的草稿进行编辑。

文件通过电子邮件或通过URL共享,团队领导人可以选择哪些特定的员工可以直接编辑,建议编辑或只有视图访问。

“Live Edits”功能显示了多个人员对文件进行的实时颜色编码更新。用户可以跟踪更改以查看未经新更改,批准或拒绝编辑的内容内容。它们还可以在侧边栏中发表评论,在这些评论中互相标记,或通过聊天消息传递进行通信。

Docs还允许用户以多种格式保存文件,包括PDF,纯文本,网页和富文本。对于专注于用户友好的软件的团队,或者对于需要免费编辑工具的较小公司来说,这是一个明智的选择。

 

定价和计划

Google文档可以作为G套件产品包的一部分或其自身购买。下表比较了免费的Google文档个人计划的价格和计划和付费的Google Docs业务计划。

特征 个人计划  企业计划
成本 自由 每月10美元/用户
iOS和Android移动应用程序
自动保存
实时协作
离线办公
语音打字
修订记录
评论和在线编辑
包括Google相遇 X
云储存 每个用户15 GB 每个用户100 GB

 

微软365.

微软365.文件协作

微软365. (以前的Microsoft Office 365)允许同时用户通过SharePoint Online和OneDrive进行创建和编辑文档。

创建文档并将其保存到云端后,用户可以邀请其他团队成员通过将其发送到文件或通过电子邮件来与它们进行协作。

与Google文档一样,每个用户都有特定的文件权限来访问文件的创建者设置的知识库。还可以通过365组控制访问,将所有用户划分为团队。每个团队都可以授予或拒绝访问特定文件,加快协作过程。

新文档更改会自动同步,可以在线或侧栏中显示。审阅者可以追踪特定员工所做的更改,或者看到所有新更改的摘要。在接受建议的更改之前,可以预览标记,审阅者可以接受更改en Masse或单独的。

除了直接实时编辑外,作者还可以通过评论,用户标记和Microsoft团队应用程序中的聊天消息相互通信。最好的,因为它附带了微软团队,它’借助在编辑文件时允许视频会议的少数工具之一。

微软365.每个文档允许最多99个同时编辑器。

想要切换到的团队是一个很好的契合 微软团队更新 来自Skype和其他业务通信工具,以及那些需要将更大团队划分为更小的编辑组的人。

 

定价和计划

微软365拥有三项付费业务计划,可按年或月度计费。如下所示,三个计划之间唯一的实际差异与安全性和存储有关,因此大多数公司都可以使用业务基本版本。

特征  商业基础 商业标准 商业优惠
成本 每月5.00美元/用户 每月12.50美元/用户 每月20美元/用户
一个驱动器
分享Point.
微软团队
iOS和Android移动应用程序
外部文件共享
实时共同创作
自动保存
跟踪变化
无限云档案 X X X
先进的威胁保护 X X

 

Zoho工作液Zoho文件编辑器

Zoho工作液的作家 是一个实时在线文档创建和编辑平台,适用于具有许多需要跨设备频繁协作的文件的业务。

它的“空白页”界面旨在在编写或编辑时消除分心。对于必须执行尤其详细编辑的审阅者,工具的“焦点模式”一次只突出显示一行文本。

Zoho还附带了一个虚拟写作助手,Zia,扫描文档的语法错误和可读性。

它与Microsoft Word和WordPress集成,并配备了一个模板库,用于绘制像HR策略和事件邀请等文档。 Zoho工作液包括一个“内容掩码”功能,允许管理员隐藏所选审阅者的敏感信息或文档的特定部分。其“内容锁定”允许文档的创建者选择他们不想更改的文本的哪些部分。

额外的Zoho工作液包括:

  • 快速聊天消息工具
  • 生活游标
  • 离线编辑
  • 访问合作者的收据
  • 评论和用户标记
  • 跟踪变化
  • 文件合并
  • 数字签名

 

定价和计划

Zoho工作稿提供了三项可支付的计划,可以每月或每年付款。购买额外的存储空间。

特征 起动机 团队 商业 
成本 每月2.00美元/用户 每月4.00美元/用户 每月8.00美元/用户
文件上传限制 1 GB 5 GB 50 GB
贮存 1 TB /团队 3 TB /团队 5 TB /团队
团队文件夹/子文件夹
外部文件共享
iOS和Android移动应用程序
内容搜索栏
实时协作和评论
文件活动时间表
文件访问统计信息 X X
团队活动时间表 X X
文件锁定 X X

盒子框文件共享

盒子 是一个安全的文件共享和生命使用Coca-Cola,通用电气和奥林巴斯等顶级公司使用的协作创作工具。

在过去,框专门为文件共享和存储系统,但它现在允许同时用户在Microsoft 365和Google文档中创建和编辑文档。

它提供内部和外部文档编辑,没有用户最大值,并在框驱动器中提供无限制的文档存储。编辑自动保存,每个编辑器都具有颜色编码的符号和注释。

与此列表上的其他工具相比,框具有最多的第三方应用集成。

它适用于Salesforce,Zoom,流行 变焦替代品,Slack,Microsoft 365,以及超过1,400个其他团队协作平台。这使得需要在将实时编辑一起进行视频时进行通信或在屏幕上共享他们的屏幕的团队来说是一个很好的选择。

It’也是在与缩放集成时,在此列表中的少数工具中也可以进行视频呼叫之一。

其他功能包括:

 

定价和计划

盒子有四项付费业务计划,每项款项每月或每月支付。大多数公司将由业务加上计划最佳服务。

特征 初学计划 商业计划 业务加上计划 企业计划
成本 每月5.00美元/用户 每月15.00美元/用户 每月25.00美元/用户 每月35.00美元/用户
贮存 100 GB 无限 无限 无限
文件上传限制 2 GB 5 GB 5 GB 5 GB
外部合作者 X X 无限 无限
实时编辑
版本历史记录 最多25个 50 50 100
iOS和Android移动应用程序
企业应用程序集成 X 1 3 无限
模板库 X X

 

Dropbox Paper.Dropbox Paper.

Dropbox Paper. 与Box的协作系统类似,在过去,Dropbox仅仅是存储和共享文件的工具。

Dropbox Paper.是一个完全免费的文档编辑工具,可同时用户进行实时编辑和建议。与Zoho工作稿一样,Dropbox纸的界面无周分,不受欢迎,如菜单和工具栏,只有在突出显示特定文本时才可用。

除了使实时线编辑外,用户还可以使用注释和标记功能在侧栏中提出建议。它们还可以将注释标记为未读,编辑和删除过去的评论。评论历史也可用。

虽然主要是文件编辑工具,Dropbox纸还提供项目时间表。这允许管理员管理截止日期,使用任务管理功能,并设置项目里程碑以确保责任很清楚。

对于需要特定文档概述的企业来说,这是一个很好的选择,在创建内容时,有很多人在文件上协作的人和那些依赖图像和URL的人。

其他Dropbox功能包括:

  • 实时评论通知
  • 搜索栏
  • 预制模板库
  • 文档格式的键盘快捷键
  • 表情符号评论反应
  • 拖放图像插入
  • 自动图像库创建
  • 链接嵌入
  • 能够连接多个文档

纸为100%免费使用。

 

bit.ai.bit.ai注释标记

bit.ai. 是一个端到端的文件协作平台,用户拥有超过100个国家,包括像佳能,麻省理工学院和埃森哲等知名公司。

除了实时编辑外,Bit.ai的集成智能文档还允许用户从Google Drive,Cloud文件,WebLink,SharePoint,Box等内容添加内容。位文档与许多文件类型兼容,包括PowerPoints,Excel,Word等。

用户还可以在审阅过程中互通文件组织进行更好的文件组织进行互通文档。这提供了有关外部合作员的参与水平的信息。为了提高安全性,用户可以为内部和外部文件设置到期日期。

文件由工作区组织,并排列在文件夹和子文件夹中。 Wiki页面让人发现过去的内容并回答了常见问题。无限制的文档版本历史和跟踪的更改也可用。

但请注意,它没有提供聊天消息工具 松弛替代品 如粗糙和扭曲。

bit.ai.适用于经常重用和重新利用过去内容的团队以及经常与其组织以外的编辑合作的业务。

其他功能包括:

  • 共同创作
  • Live Line编辑
  • 与GitHub,Miro和社交媒体平台集成
  • 预制模板库
  • 将过去的内容上传到新文件
  • 颜色编码编辑通知
  • 提到
  • 评论特色

 

定价和计划

特征 免费计划 PRO计划 商业计划 企业计划
成本 自由 每月12美元/用户 每月20美元/用户 不上市
最大合作者 5 无限 无限 无限
文件限制 5 MB 200 MB 无限 无限
贮存
实时协作 X
文件统计 X
内联评论 X
版本历史记录 X
文件到期 X X
实时通知 X X
应用集成 X

 

概念概念路线图

概念 是一个实时协作应用程序,旨在替换各种流行的工作流管理工具,如Trello,Confluence和 Asana..

它在此列表中拥有最可自定义的任何工具的界面,允许用户创建自己的侧栏文件组织系统,添加操作项,并为文件创建标签和标签。

除了实时共同创作和编辑等标准功能外,概念还提供版本历史,无限的团队成员访问文档和多视图选项。

它是需要巩固数量的公司是理想的 协作软件程序 他们目前正在使用,但仍然需要项目协作功能。

额外的概念功能包括:

  • 令人满意的界面
  • 移动和桌面版本
  • 键盘快捷键
  • 用户标记
  • 评论功能
  • 截止日期
  • 通知
  • 拖放内容组织
  • Kanban Board和待办事项列表格式
  • 模板库

 

定价和计划

概念提供一个免费计划和三项付费计划,每月或每年收费。最重要的文件协作工具与团队或企业计划提供。

特征 个人计划 个人专业人士 团队计划 企业计划
成本 自由 每月4.00美元/用户 每月8.00美元/用户 不上市
Android和iOS移动应用程序
客人访问 最多5. 无限 无限 无限
版本历史记录 X
评论和实时编辑 X X
高级权限 X X
Wiki. X X
多种观点 X X
应用集成 X X

 

使用视频软件进行实时编辑

除了上面的文档协作工具, 网络会议软件 也可用于实时编辑文件。

屏幕共享,白板工具和远程桌面控制等功能允许数十名员工同时访问和编辑文件,具有面对面通信的增加的好处。

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