我们在工作中的一大块块在会议和会议室度过,合作并完成完成。会议室的性质允许在任何尺寸的组之间进行丰富的合作开放空间。但是你的团队在同一个房间里无意中预订了两次会议,而不会清楚地沟通谁将在哪里和何时?或者让您的会议因敲门而中断,想知道您的团队将多久–甚至绊倒了“occupied”会议室,没有人吗?

如果没有明确的时间表和组织,它可以很容易地运行到尴尬的调度冲突。当然,这一切都可以在纸上或通过电子邮件链或致力于会议室安排的休闲室–但是如果有解决方案,那么一个像你一样工作的解决方案 团队协作应用程序?值得庆幸的是,随着云基于云的解决方案的兴起,似乎每一个利用灵活的机会,始终连接平台都会出现–即使是会议室安排。

那是什么呢?

会议调度工具几乎只是,灵活的基于云的平台,为所有团队预订,安排,取消,更新或跟踪会议室可用性和调度。这些解决方案通常包括“homebase”输入信息的应用程序,例如在建筑物中的会议室,这被占用了会议和多长时间。

调度变得简单
由于它们是基于云的,只要设备连接到Internet,就可以在任何时间点从手机,计算机或平板电脑访问这些应用程序。无论您打开哪个平台,您还可以看到相同的完全信息,或者在一天中的时间。这些“homebase”应用程序还将允许与许多流行的日历应用程序集成,因此您的团队可以真正留在轨道上,永远不会错过任何重要的会议或调度变更。通过这种方式,您可以在创建活动时直接在日历上进行安排房间,并将更新您的会议室调度解决方案以显示正确的时间和位置信息。

转换为带智能会议室的智能办公室
但是,除了在工作计算机上安装应用程序或手机,会议室调度工具的第二个方面是能够与每个会议室外的硬件显示集成。

房间显示

通过一些初始投资,您的团队可以用iPad或Android平板电脑在办公室中装备每个会议室,以显示您在应用上配置的所有计划信息,例如整个日期’■会议的时间表将在该房间内,当前会议正在进行,或者您团队发现相关的几乎任何其他信息。那’S云的力量再次出现,随着所有的显示设备连接到网络和您的会议室调度解决方案,信息将在飞行和远程中更新,即使您’在家中陷入困境或在地铁迟到。这样,任何走向您的会议室门的人都可以看看安装的显示屏,并在使用房间以及免费的情况下快速了解。

有什么好处?

1.会议室安排变得简单

使用一个集中式平台,直接整合,与您已经熟悉的日历直接整合,这些工具旨在使计划进行调度,并保持在计划之上,相对简单。没有更多的是狩猎空间的日子,或者讨厌中断让你的团队分散每个会议室外的墙壁上的墙壁。通过一些解决方案,用户甚至可以登记宣布他们的出席,或者您的团队早期完成该应用程序可以立即更新,以将房间显示空置。当然,因为它的所有云都可以从任何地方保持最新,甚至远程。

2.提高生产力

效率是生产率的绝对关键。减少时间,消除试图争夺丢失信息的限制或头痛是绝对的时间浪费。通过一个解决方案来处理所有会议室调度信息,都在云中,您的团队可以确定一切顺利并正确。安装的显示器使其超级容易快速查找一天’S日程表或定位空房间,较少的中断意味着分心和停机时间。某些软件解决方案甚至允许用户直接从墙壁安装的显示器更新,更改或预订会议室,而团队成员可以在何时到达时入住,以便您知道在开始会议之前缺少谁。

3.利用云

就像所有基于云的应用一样,这些会议室调度解决方案充分利用了他们利用的云网络,无论在哪里或如何连接到您的连接。只要您的设备作为Internet连接,您就可以登录并查看最新的时间表,或者进行必要的更改。如果您的团队决定在会议室以外的硬件显示器中进行充分优势并集成,利用云网络是绝对的键,可以使这种类型的系统工作。即使是您的偏远工人也会知道,管理员可以远程对硬件进行任何更改。谢谢云,如果会议跑得很短,房间打开,只需更新显示器或手机上的信息,您的网络上的其他人就会立即了解。

确定您的需求

当然,通过每个解决方案都有一个特定的用例或它试图解决的场景。但是,在这些会议室调度工具的情况下,几乎任何依赖会议的团队,都有一批可以从适当的管理和调度中受益的房间可以充分利用。当然,如果你的团队在较小的一面,你的办公室仅限于一个或两个会议室,那么这个软件似乎有点不必要。但是,我会争辩说,即使你是一个只有一个会议室的小团队,这种本质的解决方案可以让您的办公室受益–这样多个团队不’T必须竞争或担心,了解谁在房间里。

会议室调度解决方案的最佳用例很可能是大型团队的大型组织。您的办公室是否只有5或100个会议室,您公司可以用于帮助保持整个办公室组织和同步的任何工具,都将有助于减少停机时间。如果您有大量的人,而不是很多房间,这些解决方案可以在削减中断的情况下,或者在会议室在会议室开放的讲话。如果你的团队很大,你有很多会议室,这些解决方案将帮助您的团队保持最新,并知道在哪里以及何时何地。

购物时要寻找什么?

1.设备兼容性 

当然使用云解决方案,最好采用最广泛的设备上提供的解决方案。无论是包括平板电脑(Apple和Android),桌面电脑都是PC和Mac,以及Android和Apple手机–您不想排除工作部队利用新解决方案的良好部分。具有Byod大自然的办公室将尽最大努力确保他们选择的解决方案可在最广泛的平台上获得。

2.硬件显示支持

虽然这些解决方案为简单地调度和组织云中的信息提供了强大的应用,但实际电源来自将您的会议室与这些硬件显示器进行装备。就像设备支持一样,列表中应该很高,以搜索支持这些硬件显示器的解决方案,以及支持最广泛的显示器数量的解决方案–无论是不同的iPad,还是Android平板电脑的不同风格。

3.包含硬件

这可能有点棘手,但有些解决方案可以通过软件提供硬件捆绑包,以使采用一家商店流程。购买20件全新iPad的价格可以自行昂贵,更不用说正确地定位每个相应的会议室外的显示器所需的安装硬件或案例。某些提供商可能愿意以订阅为本的服务丢弃硬件捆绑包。

4.高级分析报告

收集数据是一种强大的资源,可以用于改进,或杂草出现任何问题或疼痛点。一些平台将充分利用您转储到解决方案的信息,例如调度时间,最常用的房间,常见的房间,常见的会议长度,并提供对这些信息的访问,以制定如何真正提高生产力并减少停机时间的更强烈思路。

5.可自定义的显示和设置

如果所有这些硬件显示器都只是显示了会议室名称,时间和是否占用房间,并且可以使用相同的作业以更少的强烈解决方案完成。但是,如果您的显示器完全可定制和可配置,那么这会开辟了一个新的可能性世界–显示整天’S日程安排,会议参与者,一个快速的讨论,你的团队可能感受到相关的东西。某些解决方案甚至允许管理员锁定这些平板电脑显示器上的功能,因此偶然更改了任何内容。

6.第三方日历集成

随着能够直接集成到许多流行的日历应用程序中的一个,会议室调度解决方案将通过顺利过渡进入日常工作生活,为您的团队提供正确的位置,所以托德没有’想念那个会议,因为他忘了检查他的第二个安排的特定日历。