虽然有一个自动助理有明显的好处,但许多(如果不是大多数)人仍然愿意与人类而不是机器沟通。如果它提供过时,无益或彻头彻尾的错误,那么对自动回答系统的任何负面情绪都只会加剧。除了简单地损害客户对贵公司的印象之外,它很容易花费您的业务。

统计数据表明,客户服务质量对人们越来越重要。什么时候 70%的消费者 愿意花更多的时间忠于他们的公司’ve良好的经验,差的服务可能会花费你的业务。

客户愿意在拥有自动助理或交互式语音响应系统或实时代表的自动助理或互动语音响应系统经验之后放弃一家公司。他们也比以往任何时候都更加渴望与朋友,家人和世界在社交媒体和其他在线平台上享受这种糟糕的经验。

虽然自动助理似乎是一个独家的特征,或者是利用的特征 呼叫中心软件,对于较小的服装来说,较小的服装是常见的,即使他们有一个现场接待员。自动助理手机系统对于您对代表处理过多的呼叫音量时,自动助理手机系统很有用,当办公室关闭时,代表正在休息,或者从接待员那里卸下更多单调的职责。

 

什么是自动助理?

 

一个 自动助理 (AKA手机树,自动助理,自动接待员等)将来电路由到正确的代理或扩展名。自动助理手机系统是“愚蠢的”,在某种意义上,它可以做的只是路由呼叫。自动助理可以具有许多不同的参数(例如日/夜间模式),但呼叫的最终目标是呼叫队列或语音邮件框。

在呼叫者拨打免费电话号码之后,自动助理可以作为虚拟接收员跳转。它有助于它们导航您的菜单系统或名称目录,以便将呼叫者路由到右联系中心代理。自动助理还在捕猎和管理呼叫流程时播放持有/连接音乐。

 

自动服务员之间有什么区别& IVRs?

 

这些是先进的自动助理,具有更多功能的输入和响应。一个 IVR. 非常适合处理涉及数字和简单的自动化任务和简单的是/否答案。例如,如果您致电信用卡公司,您可以通过在支票帐户中输入数字来支付电话。或者您可能会跟进技术支持呼叫,以一定程度的调查为1-5次您的电话。

IVR.S可以在小时后回答常见问题解答,即使在那里也提供积极的客户体验’s no one around.

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保持自动助理更新

 

It’至关重要,您可以随时更新您的商务电话系统。通过季节性转变,人员配置或重塑,您的自动助理应反映您业务的当前事态。

  • 准确营业时间  - 你最近开始在星期天开设办公室几个小时吗?你今天在低批量生产日休息了吗?更新自动助理系统的操作时间,以使客户无法等待。
  • 最新网站地址  - URL来,URL去。确保将呼叫者指向正确的目的地,以便在网站地址中打击时,它们不会收到404个错误。
  • 所有办公室位置  - 可能对小型企业的关注较少,但具有许多办公室目的地的大型组织应在其自动助理中保持此数据。
  • 员工延期  - 约翰史密斯从支持销售方面搬到了吗?也许他不再与贵公司?随着迄今为止的信息保持此信息,让呼叫者知道它们何时可以按扩展号码拨号,并且当他们应该调用直接电话号码时。
  • 促销提到  - 在您的自动助理脚本某处插入最新的促销活动可以有用的方式让客户了解知情和提升销售 - 假设优惠’t expired!
  • 季节性更新  - 除了提及您对假期的日程安排的任何变化之外,这可能是一个很好的机会,为客户迎接针对一年的特定时间量身定制的信息。您的自动助理问候语来设置当呼叫者到达呼叫路由旅程结束时的入站呼叫的基调。
  • 提及菜单更改  - 如果您已更新了您的自动助理的选项或信息,请允许人们快速提及。它建议您将此提及为期几周,以确保常规呼叫者了解 - 通知对不频繁的来电者不太有价值。

 

配置自动助理电话系统的最佳实践

 

配置自动助理手机系统要求您了解令客户挫败客户的常见陷阱。以下这些最佳实践提高了您的整体客户体验。

  • 首先列出您最常用的选项,然后介绍菜单选项,然后再为它们按下键盘。示例:“对于销售,按3…“而不是”按3销售。“人们正在密切地倾听他们所需的目的地,这是客观更有价值的信息。
  • 如果您有多种语言选项,如英语和西班牙语,请在识别您的业名后,但在脚本的其余部分开始之前提及。在收到提示更改语言之前,请勿制作西班牙语呼叫者侦听您的整个语音菜单选项列表。
  • 保持简单简单。如果您有超过五个或六个菜单选项,请将其分解为逻辑上进度的层。不要与你的声音录音说言语,例如说“请…“在每个选项之前 - 人们重视他们的时间,而不是你机器的方式。
  • 最小化或避免在自动助理的主菜单上提及促销。这些可能与所有呼叫和无论如何的人都不相关,而不是每个人都会感兴趣。相反,请在子菜单上插上您的最新优惠,例如导致您的销售部门的销售部门,从而参与赢得更相关的受众’这是因为听到贵公司提供的内容而感到困扰。
  • 让人们使用您的自动助理达到生活,呼吸代表方便。因为作为自动助理或会话IVR系统的构造,他们可以’T解决每个来电者的情况,有些人将不可避免地受益于与一个人稍后与人交谈。
  • 同样,不要假设每个呼叫者都可以提供与自动助理通信的数字输入 - 是否因为残疾或者只是缺少正在调用的设备上的选项。  挂断他们!在短暂延迟后向一个实时代理人转发。
  • 个性化语音菜单的音调,以便与您的公司的文化匹配。例如,医生办公室的答复服务不应该像青少年服装出口一样,不仅仅是在他们选择的举行音乐中,而是语音录音的实际个性。
  • 如果您自己录制了语音邮件,请在录制会话期间尝试微笑,或在录制之前直接参与幽默。这将减轻你的声音,你的情绪状态将通过比你实现的更多。

 

自动助理传达专业性

 

尽管人们越来越呈增加与企业的趋势 新的在线渠道,电话呼叫是统计上最常见的方式,即客户第一次与公司联系。第一个接触点对于建立强烈印象并最终获得某人至关重要’S业务。配置您的 自动助理 有了最新的信息,有用和尊重的人’无论是那样,朝着证明任何大小企业的专业性’S小企业或企业操作。

避免常见的最常见的商业电话系统错误 遵循我们的规则 对于完美的剧本。