许多人阅读了“传真”这个词,有点过时的内涵,很类似于家庭房子的电脑室。但是,在线传真提供了基于云服务的复杂性,而无需额外的硬件(传真机)。与其笨重的对应物不同,它通过连接到传统电话线(PTSN)使用模拟网络来传输数据,安全在线传真产品创建可以发送到带有Web Apps或电子邮件附件的另一个传真机的文档。

这种现代化的技术现在加快了文件转移,节省了劳动力,并提供了过时的系统永远无法提供的灵活性。更好, 较新的在线传真系统 带有高安全协议,使文档管理能够作为任何其他常见软件程序安全和方便。

 

 

在线传真的工作如何?

 

互联网传真系统分配了有人尝试传输文档时使用的唯一电话号码。系统识别传真号码并通过将扫描作为文件附件发送扫描来响应,通常是PDF。前面的传真前面是访问网站以下载兼容软件以进行平滑事务的提示,但许多软件品牌以其未压缩的形式将文档作为标准图像发送。这样,只要联系人具有标准图形查看器,就不需要额外的下载。

一些互联网传真产品提供了先进的光学字符识别(OCR)功能,该功能将字符图像转换为可以读取或复制别处的文本。一旦附件打开,它就可以像任何其他文件转发,保存为其他文件类型,并与其他文档相结合。许多一体化在线传真服务将产生封面,这对于保护医疗保健行业的患者信息至关重要。

对于寻求提高生产力并节省物理空间的许多专业人士,转换为在线传真通常是有道理的。在政府,医疗保健或法律行业工作的人可能会更犹豫更改他们的沟通方法,因为这些职业需要提高安全性–不仅适用于内部运营,还要保证私人信息将保持安全。幸运的是,在线传真提供了一种增强的安全功能,可确保这些文档保持更安全,而不是他们的打印口形式。所以要考虑的问题不是“在线传真安全使用?”而是,“是我的行业的在线传真是正确的?”无论哪种方式都可能是的。

 

我应该抛弃我的传真机吗?

 

靠,答案可能是肯定的。虽然每个行业都有不同的文件管理和函件需求,但有几个津贴可以在行业中受益。

 

文件安全

也许医疗,法律或政府领域中任何人的最重要因素是被传真文件的隐私和安全。一些互联网传真产品提供SSL加密和密码保护,这可能是这些职业的默认过程。大多数都提供安全的登录提示,两因素授权额外的安全性和越来越多的数量正在炫耀其传真解决方案 Hitech和Hipaa符合符合要求的。

 

文件大小

许多在线传真服务自动压缩大文件,以便收件人可以快速打开它们。大型附件可以显着减缓电子邮件的传输时间,因此保持更小的加快电子邮件,并确保它不会堵塞收件人的收件箱(无论行业如何携带措施)。

 

文件组织和管理

通过自动数字化文档,用户可以在收到时快速发送和保存传真页面。传入的传真记录,甚至没有容易使用 传真机,现在可以在秒内获得,如果需要,可以共享。

谈到医疗保健或法律行业的专业人士,或者为政府城市工作的人,重要的是考虑具体 传真特色 to search for.

 

医学现代化与在线传真

 

患者数据

医疗实践中的员工熟悉接收和发送患者数据的过程。 患者记录 和转介仍然压倒性地送过传真,或有时邮寄 - 但很少被任何其他路线。

沟通不良往往会使医生,护士,研究人员和患者相似,随着时间的推移,灌输了与传真有关的技术恐惧症。因此,许多医生仍然不愿升级他们的系统,并且在许多情况下,甚至坚持手工提供最重要的记录。整个行业的工人通常会引用传真作为“ 美国医学的蟑螂“尽管大约75%的医疗文件仍然与传统的传真硬件处理。

由于行业范围的现代化举措,众多医疗专业人员已经看到了数字化患者记录和通信的优势。处方续期,物理治疗批准,保险公司通知是常见的传真相关请求典型医生每天遇到的类型。因此,许多较小的做法正在承诺成为“无传真区 到2020年,“一种雄心勃勃的目标,同时环保,不考虑切换到专门的在线传真基础架构的持久益处。

通过数字化记录和大多数通信,作为一些更大的医院,档案现在可以包含比传真更彻底,详细的信息历史。然而,更好的是,数字化通信意味着记录的动作可搜索,易于分析机器学习工具。

将在线服务实施到现有的传真重型业务,如诊所,同时启用更顺畅的归档和记录保存,这有助于在实现其他软件或生产力工具时帮助所有未来现代化的努力(除了上述加密和旧的加密和安全措施之外传真机无法提供)。

 

安全在线传真为律师事务所

 

对于在法律公司工作的人,文件安全的需求就像明显一样。许多律师的主要问题之一是能够支持远程工作并提供多种传真方法,包括电子邮件,网络和移动应用程序或门户和智能手机功能。顺畅的遥控操作对任何律师事务所至关重要,这往往需要索德尔斯可用于满足数小时,无论其位置如何。法院还需要在文件上需要“湿墨水”签名,因此没有这些工具随时可用,可以大大延长完成这么简单任务所需的时间。

许多企业互联网传真包使用每月订阅服务,根据公司计划传输的文件数或页数,提供不同的定价层。随着设置费用,这可以快速加起来,但企业包通常还包括可扩展页面音量,API集成和HIPAA合规性等有价值的功能。然而,与固定电话一起脱离,简化可以平衡节省。

最佳的在线传真服务,专门用于法律专业人士,他们的产品通常具有向大量的人发送传真,国际传真能力,自定义封面存储,以及与云的集成等能力的功能相同的功能。作为Google Drive,Dropbox,Box,OneDrive或Evernote。谢天谢地,甚至是让你的选择 从手机发送传真 有这些能力。

这些功能比普通医疗公司需要使用更先进,但律师预计将跟上现代技术来留下深刻印象,并进行高效的遥控工作,确保在线传真服务使其易于完成,同时保留专业图像。该软件还支持越来越多的无纸化办公室的环保努力,并保持重要文件,如法律合同,组织(对医学和公共关系等行业至关重要)。

 

政府承包商需要安全的在线传真

 

政府数据安全

他们的工作可能是非常不同的,但政府承包商需要律师重视的许多相同的安全特征。处理机密文件和敏感信息是在这种职业领域的某个人的日常事项,因此安全措施往往在重要方面胜过便利性。随着现代通信围绕电子邮件和智能手机旋转,安全措施适应了 - 但具有黑客。文件可以通过许多方式拦截,从受妥协的电子邮件帐户中拉,或直接从计算机被攻击。

了解这一点,承包商必须尽一切努力保护他们的文件。许多先进的互联网传真服务已被授予 附表70合同 由美国一般服务管理局(GSA),联邦政府的采购部门。这些合同为全球联邦机构提供无限的信息技术(IT)和电信硬件,软件和美国。

它们还配备了一系列伟大的安全功能,如可调节带宽,这有助于控制传真业务量,以便为忙碌的速度进行群程基础;广泛的拨号规则和限制,这使得能够精确控制出站传真; 安全二进制文件传输 (BTF), and Windows NT.  (新技术)现有Microsoft帐户的安全身份验证。传真可以在国内或国际上进行,甚至基本产品也使用无线网络提供传真归档和SSL加密。这些安全措施对任何政府机构都是必不可少的,但他们也有利于有限预算运作的组织,如教育机构和公共组织。

 

在线传真的安全益处是什么?

 

安全福利可能处于现代传真论点的最前沿,但存在几乎无数的其他有价值的功能,可以赋予企业的优势,无论扇区如何。

在线传真
pro con
•减少或消除纸张,碳粉和硬件维护的成本
•使用集中式文档交付中心提高了监管合规的执法,监测和管理
•没有忙碌信号干扰
•没有模糊打印输出
•没有向错误收件人发送的风险
•不适合使用有限或互联网连接差的地方
•您仍可能需要打印机或扫描仪(如果需要硬拷贝)
•需要电话线

除了医疗保健,法律和政府工作的特定职业范围之外,仅依靠传真机,可以阻碍企业过时的安全措施,成本和低效率。通过移动设备和云存储选项可以访问的免费传真选项,大型办公室和小型企业应利用在线传真解决方案。我们的列表 最好的在线传真 解决方案具有与Mac,Android,桌面和平板电脑兼容的选项,以及一些允许您从免费的电子邮件服务发送传真 Gmail..

因此,简而言之,是的。数字化通信和拥抱安全在线传真不仅是许多行业未来的明显路径;它是最安全的日常文档共享方法可用。