虽然冠状病毒可能导致突然的2020年在远程员工中飙升,从家里工作已经 长约44% 在2015年和2020年之间。

然而,大流行确实强迫小企业主和项目经理重新考虑他们的目前是否 团队协作软件 真的满足了员工的需求—无论是遥控器还是内部。

由于美国劳动力变得越来越合作,有无数的新免费在线合作工具,旨在更好地复制任何地方的办公室体验。

但是,并非所有这些都是平等的。

下面,我们’LL分解了小型企业的顶级免费团队协作平台。

 

目录

 

 

 

什么是标准团队协作工具功能?

 

在我们探索顶级小型企业协作工具提供商之前,请’首先涵盖标准功能,您应该在为您的团队选择解决方案时寻找。

 

第三方集成

您选择的任何工具都必须与现有的第三方软件(如) 商业沟通工具,项目管理软件或聊天消息平台。

即使团队协作工具本地提供了一些上述功能,集成也可以防止员工必须学习全新软件。

通过集成,团队成员可以在与使用团队协作工具的相同界面中使用他们的首选应用程序。

与流行付费和免费工具的高水平集成 销售队伍 , 松弛 ,Skype,Microsoft Office 365,Google Sheets,Dropbox和Outlook或Gmail简化了Office工作流程。

请记住,免费版本的协作工具可能没有与付费选项一样多的功能。这些集成填补了功能间隙。

 

视频会议

鉴于zoom的用户群来自 1000万至2亿 在2020年的前3个月,许多项目经理现在将视频会议视为选择合适的团队协作工具时最重要的特征或集成。

这对于地理位置不同的团队,完全远程团队或与办公室和远程员工的团队尤其如此。

在评估协作解决方案的视频呼叫能力时,请考虑最大的会议长度,会议与会者的数量以及可以显示有多少同时参与者屏幕。

寻找具有高清音频和视频,会议调用功能的解决方案,以及即时消息传递(在片刻中的更多信息)

 

其他关键的Web会议功能包括:

  • 主机控件(屏幕共享,静音/取消静音用户)
  • 背景屏幕
  • 虚拟手提高
  • 直播/网络研讨会能力
  • 安全性(加密,密码保护,候诊室,删除/阻止用户)

 

文件共享和编辑

即时的, 协作文件编辑 通过自动同步和版本控制是成功协作解决方案的另一个基本方面。

团队成员需要能够查看,编辑,评论,标记其他用户,并突出显示文本而不担心是否’重新研究文档的最新版本。

此外,协作应用程序应提供自己的本机文件存储库或与Google文档或Microsoft Word等工具集成。

这些工具还需要为文件提供文件存储,可搜索的文件文件夹和访问控制。确保你的工具’重新考虑以各种文件格式工作。

 

屏幕共享

屏幕共享能力 允许视频会议与会者分享其整个屏幕或使用其他会议参与者选择应用程序。

除了单独分享他们的屏幕外,团队成员还可以实时编辑/标记文件,给出幻灯片演示,甚至使用远程屏幕控件来帮助解决问题或演示工具如何工作方式。

Whiteboard功能允许用户分享,绘制,并在空白页面,演示文稿和网页上进行笔记,就像他们将在传统的办公会议中一样。这对于头脑风暴的会话和项目需要大量团队合作的项目特别有用。可以保存白板以在将来转回。

为了防止问题  zoombombing.  or 尴尬的时刻 如果员工可能无法实现其屏幕对每个人都可以看到,请查找强大的屏幕共享主机控件,允许主机关闭与会者屏幕共享功能或哪些团队成员可以共享其屏幕的限制。

 

任务管理能力

项目和任务管理功能是真正将团队协作应用程序与标准视频会议软件分开的功能。

他们允许项目经理创建和分配员工任务和子组织,以确保即使在远程工作时,每个人都清楚地了解他们的职责和截止日期。

管理人员可以同时检查多个任务的进度,地址错过了截止日期,请参阅长期项目的时间表,甚至监控每月预算。

团队成员可以在项目中互相标记,更新任务状态,共享链接/文件,设置任务依赖性以及对任务的任何问题的评论。

用户还应该能够集成Google日历和Outlook日历以更新他们的时间表,接受/拒绝邀请,并让其他团队成员知道它们时’可供见到。

最后,许多任务管理工具还将提供多个视图,包括甘特图,列表视图,角板板视图等。

任务管理 简化跨部间沟通,允许团队领导人跟踪员工小时和生产力水平,并简化为更高UPS生成报告的过程。

 

十大免费团队协作工具

 

此处显示的10个最佳的在线协作工具包括上面提到的核心功能,除了唯一的接口选项,任务自动化,应用程序内文件编辑以及更多。

请注意,虽然此帖子中概述的信息仅涵盖每个工具提供的自由计划,但许多也提供包括更强大的协作功能的付费计划。

以下比较表提供了每个工具的简要概述。

 

提供者 wr Asana. 松弛 萨法迪 格雷洛 微软团队 空调 NTASK.
顶部特征 实时可定制的活动流 多个视图,包括列表,日历和文件视图 本机音频和视频呼叫,强大的聊天消息功能 语音笔记,个性化错过的聊天消息通知 无限制的聊天消息,无限数量的用户  格雷洛 卡片查看和命令运行任务自动化 允许最多100名参与者满足一小时,有屏幕共享  网格视图,自动运行 谈话扎纸板 项目预算和时间框架估计
最好的 具有大量简单但依赖日常任务的初创公司/微型企业 主要是有多人在同一项目,内容营销人员或教育工作者工作的远程团队 主要通过聊天消息传递通信的小企业,依赖实时瞬时通信 SMB需要大量的第三方集成,移动式第一用户  需要无限的免费协作工具的团队,具有强大的通信和任务管理功能 需要自动化日常任务的小企业,以视觉格式工作的团队  主要通过视频会议进行通信的团队,在Microsoft Universe内工作的团队 具有一些需要高度定制的协作解决方案的开发经验的团队  需要频繁外部通信的小团队 专注于在项目预算范围内留住并为客户提供准确的项目估计  

 

wr  绞作工具

 

wr  是一个可扩展的桌面和IOS / Android移动团队协作平台,旨在简化互动沟通,提高员工生产力,并澄清团队成员任务和职责。

其最多5个用户的自由计划包括基本任务创建,实时进度更新和活动流,电路板和电子表格视图以及可自定义的开源模板/仪表板。

用户可以将板拖动以根据时间表或优先级重新排序特定任务,并且活动流旨在模拟社交媒体馈送以易于使用。用户可以创建特定的活动流过滤器,以避免必须通过无关信息梳理,以查找分配项目的注释/更新。

虽然Wrike与Google Hoopouts,Slack,Microsoft团队和缩放融合,但它没有本机视频调用功能或聊天信使工具(虽然用户可以在Wrikik Loards上留下评论和标签同事。)为了制作视频通话,与其他人共享屏幕,或使用聊天信使功能,用户需要将他们的首选工具连接到Wrike。

wr 还提供了几种付费附加功能,如Wrikike集成和Wrikik资源。

免费版的Wrike也包括:

 

  • 将活动组织成任务,文件夹或项目
  • 任务,文件夹和项目评论/用户标记
  • 文件共享和最多2GB的文件存储
  • 实时直播编辑
  • 任务的大规模行动(批量任务状态更新)
  • 任务过滤器根据状态,受让人,截止日期
  • 表(电子表格)视图
  • 云存储集成
  • 用户收件箱用于通知
  • Google Drive,Outlook,Office 365,Dropbox集成

 

最适合: Wrikike最适合具有大量较小日常任务的初创公司/微企业,这些任务通常不需要大量的协作,但这取决于其他团队成员项目的任务状态。流行使用案例包括产品开发,活动计划,营销部门和IT团队。

 

Asana.  asana工具

 

Asana.  是最着名的团队通信工具之一,特别是因为它是由Facebook的创始人创建的。其直观的界面提供了鸟瞰图,即将到来的任务和项目,实时进度和状态更新,重要文件和特定团队。

它提供多个任务视图,包括DO-DO列表视图,日历视图和文件视图。用户可以根据优先级,分配日期,截止日期等单项任务。 asana还允许用户更新任务说明,创建子任务,设置任务依赖项,分配任务垂直和更新任务进度。

请注意,只能将一个人分配给一个任务,但可以将多个用户添加为协作者。用户可以创建任务说明,上传文件和标记其他团队成员。

与Wrike一样,为了使视频呼叫,使用Messenger功能,或实时与他人共享屏幕,用户需要将工具与这些功能集成到ASANA中。 Asana与GotoMeeting,Zoom和Microsoft团队等众多视频会议程序相结合。它还与Slack,Office 365,G套件,Adobe Creative Cloud和PDF文件以及Dropbox的其他流行通信工具集成在一起。

Asana. 的免费版功能包括:

 

  • 最多15个用户
  • 任务列表和董事会视图
  • 任务创建和分配
  • 日历功能
  • 调度特征
  • 项目模板
  • 用户收件箱
  • 团队创造
  • 星/引脚某些任务
  • 基本任务/用户报告
  • 应用程序评论和用户标记
  • Android和Mac手机和桌面版本

 

Asana. 的付费计划 提供项目时间表等其他功能,  Asana的形式 ,报告生成,工作量分析,自动化等等。

 

最适合: Asana最适合主要用于在一个项目上工作的远程团队,因此需要能够创建子任务,评论任务,以及如果需要,调整截止日期。它在教育工作者和学生中也是一种追踪家庭作业,项目准备,小组演示文稿等的方式。内容营销人员使用asana来分配任务,查看内容,安排帖子等。

 

松弛  松弛工具

 

与此列表中的一些其他选项不同,  松弛  有自己的内置1:1音频/视频调用功能和聊天信使,使其成为一个转到团队协作工具 超过1000万用户.

虽然主要用作聊天消息传递应用程序,但是Slack的免费和付费版本都提供了众多功能和应用程序集成,可以快速将其转换为高度自定义的通信和任务监控工具。

用户可以根据主题,部门,项目等创建公共和私人组和直接聊天消息通道。在这些对话中,用户可以互相标记,以多种格式上传文件,与Emojis作出反应,并在线程中直接回复邮件。

用户还可以上传轮询聊天,创建快捷方式,设置提醒,并更新Slack中的状态。静音和主演消息使得可以轻松确保您留在所有消息的顶部,同时在必要时不会受到干扰。

松弛 的免费计划允许用户:

 

  • 创建无限数量的频道
  • 最多可包含10个应用程序
  • 存储/搜索过去的10,000条消息
  • 启用双因素身份验证
  • 共享文件并存储最多5 GB

 

截至本撰写,Slack中的屏幕共享和注释只能通过付费计划,但两种功能都是应用程序本身的本土。我们的名单 松弛替代品 提供在免费版本中提供屏幕共享和注释的选项。要在免费版本中共享屏幕,用户将需要集成像Zoom或Microsoft团队等工具。

 

最适合: Slack最适合偏远或内部的小型团队,主要通过聊天消息传递和每个部门,团队甚至项目创建频道。在主要协作环境中运营的团队需要能够立即互相沟通— but without email —也会享受懈怠。

 

 羊群工具

 

是一个团队消息传递和交叉协作平台,提供一对一的视频通话,聊天通信通道和任务管理功能。

请注意,虽然其界面类似于Slack的Slack,但Flock的免费版本仅允许公共聊天消息通道。

羊群的最佳特征之一是它显示用户在踩下后返回群时被标记的所有新消息。这消除了用户挖掘旧消息的需求,以查找重要信息。

最近,Flock还添加了语音说明功能,其中移动用户可以彼此发送录制的音频消息。

任务管理功能包括带有用户标记和任务分配的DO DO列表,共享与DOS,具有自动通知,提醒设置,截止日期和任务优先级。

虽然Flock的免费计划包括视频调用功能,但用户最多仅限于一对一对话20分钟。此外,屏幕共享仅适用于付费的植绒计划,并且用户难以找到与免费集成的屏幕共享应用程序。

据说,羊群仍然与JIRA,GitHub,Todoist,Asana,Trello和Zapier融合。它还允许您构建自己的自定义应用程序并将它们与群仪表板集成。

羊群的免费计划还包括:

 

  • 最多10个公共渠道
  • 定制抛光
  • 频道静音
  • 为集成的日历添加任务
  • 1自动连接频道
  • 公告渠道
  • 无限制的第三方集成
  • 文件共享和5 GB存储
  • 注意应用程序
  • 聊钉
  • 无限制1-1语音和视频通话
  • 团队管理员
  • 无限的组消息
  • 最多可搜索10,000条可搜索的消息

 

最适合: 羊群最适合使用许多第三方通信和协作平台的SMB,以及需要在聊天消息传递平台中集成任务管理功能的业务。它对移动第一用户来说也是一个很好的适合。

 

萨法迪  Samepage工具

 

寻找最完整的免费团队协作工具的公司—或者那些比大多数更多的通信需求的人—应该强烈考虑  萨法迪 .

除了免费音频和 视频通话 通过屏幕共享功能,SAMEPAGE的本机任务管理软件功能允许团队领导人同时调度并跟踪多个项目的进度。

它还拥有与Salesforce,Slack,Google Drive等工具的良好集成,通过Facebook和Twitter等社交媒体集成。

随着自由计划的全面,绝大多数公司可能不需要支付他媒体计划,尽管有 有偿选项可用.

萨法迪 的免费计划包括:

 

  • 无限制的聊天和消息搜索历史记录
  • 无限数量的用户和客人
  • 屏幕共享
  • 文件共享和编辑
  • 组音频和视频通话
  • 小组发短信
  • 高达2 GB的存储空间
  • 无限页面和文件夹
  • 调查
  • 日历
  • 能够创建/分配任务

 

最适合: SAMEPAGE最适合需要免费的团队协作解决方案的小组,他们可以避免避免升级到自由计划,以及近常需要合作的团队。

 

格雷洛  格雷洛董事会

 

如果您的团队更加专注,那么  格雷洛  可能是合适的。

格雷洛 提供了一些独特的功能,包括其“Trello卡”,其中用户可以附加文件,写入DO列表,分配任务/子任务,更新任务进度,并添加注释。然后,Trello用户可以将卡片固定到可共享的整体项目板上。然后可以将用户添加到团队板上查看,编辑,更新和共享每张卡上的文件。

卡可以包含任务分配,任务更新,截止日期,附件甚至对话。将每张卡视为自己的项目生态系统。此外,Trello为项目管理,远程工作,营销,教室等提供了一个巨大的板模板图书馆。

该应用程序的“命令运行”功能特别方便,允许用户自动执行设置到期日期,概述时间表以及将团队成员添加到卡上的任务。

尽管 格雷洛 没有本机视频会议或屏幕共享工具,它与Google Hoogouts,zoom和 Zoom alternatives。它还与松弛,yammer,鸡群,胶皮,asana和其他通信工具融合。

格雷洛 呼叫集成“电源UP,”和自由计划允许每个电路板的一个上电。

格雷洛的自由计划 includes:

 

  • 无限名单,卡片,个人电脑
  • 时间轴和日历视图
  • 最多10个团队板
  • 基本自动化
  • 50个月命令运行
  • 双因素身份验证
  • Apple和Android移动应用程序访问

 

最适合: Trello最适合具有众多基本日常任务的小型团队,他们需要自动化,以及想要在目测组织任务的团队,但不打算使用许多第三方集成。

 

微软团队 微软团队

 

微软团队 是一个商业通信和协作平台,是Microsoft 365套件的一部分。

用户可以通过Instant Messaging,通过音频呼叫进行通信,并通过音频通话进行通信,并在Microsoft 365工作区(PowerPoint,Excel,Word等)中的共同作者和存储文件进行通信。视频会议最多可以举办100名参与者最多60分钟。还提供屏幕共享,会议计划和无限聊天消息传递。

如果我们不得不选择免费团队协作工具的最佳选择,微软团队可能是优先考虑视频和音频呼叫的公司的获胜者。

但是,团队在提供基本任务管理功能方面不足。虽然此列表中的其他选项包括至少某些本机任务管理工具,但只有付费版本的团队提供项目管理功能。

正如团队领导人必须将一些与视频会议软件讨论的一些协作工具集成在一起,以便共享屏幕并几乎与面对面相遇, 微软团队 需要应用程序集成或付款以访问项目管理工具功能。

这  免费版本的Microsoft团队 includes:

 

  • 音频电话
  • 模糊的背景
  • 自定义背景
  • 聊天使者
  • 无限制的用户
  • 无限和可搜索的群聊历史记录
  • 文件共享(每个用户最大2 GB,每组10 GB)
  • 超过250个应用集成
  • 文件表示法/编辑

 

最适合: Microsoft团队最适合主要通过视频通信进行通信的公司,因此需要能够在视频呼叫中共享屏幕,访问视频聊天消息和共享/编辑文件。此外,它是在Microsoft 365宇宙中工作的团队的理想选择。

 

空调  空气工具

 

空调  是一个在线平台,可让用户构建,自定义和共享自己的数据库。

它为其电子表格(网格)视图充满了别名。虽然每个条目可能看起来像Excel电子表格上的简单线路,但这些行是令人难以置信的交互式。用户可以创建任务,使用拖放工具重新排序任务,上传相关数据,设置截止日期,概述联系人的主点,分享说明,并将照片/文档上传到每一行。

可以将相关的网格/桌子收集到空气底座中。例如,客户满意度基础可以由现有支持票像,当前问题,支持代理对话历史记录或各个客户端组成的网格组成。

如果网格视图是不可取的,请随时在多个视图之间轻松转移,包括Kanban,Gantt,Gallery以及表单视图。

空调 还提供广泛的自动化功能,让用户共享并从其他网格中提取数据,并在团队之间共享网格。

可空转的自由计划包括无限制的基础,每个碱度高达1,200条记录,每个空间2GB储存。

额外的免费计划包括:

 

  • 100自动运行/月
  • 2周的历史
  • 超过50个预先构建的Airtable应用程序
  • 1手动表同步/基础
  • iOS和Android移动应用程序
  • 字段类型包括复选框,下拉列表,附件等

 

最适合: AirTable最适合需要高度可定制的应用程序,用于数据组织,共享和任务管理。至少有一些编码经验或访问开发人员/ IT部门的团队将充分利用空气。

 

 摇摇欲坠的工具

 

 是根据对话组织频道的聊天消息传递,文件共享和任务管理平台。

每次对话都有一个独特的Pinboard,用户可以突出显示他们团队中需要每个人的重要更新,文件,链接或指出,以查看和具有编辑访问。请注意,您可以在Fleep数据库中搜索外部用户,并自动将它们添加到工作空间。

摇摇欲有高级聊天功能,包括用户存在,还包括有关它们在上次在线的信息以及阅读收据时,以确保您始终知道谁拥有并没有收到您的消息。摇晃还有书写指示。

用户可以创建基于列表的任务,分配任务并将相关文件上传到任务文件抽屉,突出显示重要任务,并监控任务进度。还有一个漂亮的每周进度报告,提供了有关任务,已完成项目和即将到来的项目的更新。

额外的漂移免费计划包括:

 

  • 用户状态更新
  • 聊天历史
  • 与Zapier,Slack,Google Drive,Jira等集成
  • 10 GB的储存
  • 按用户搜索聊天历史记录
  • 完整的消息历史记录
  • 无限1:1对话
  • 视频集成
  • 最多3个对话

 

最适合: 摇摇欲对于经常与外部用户合作的小型团队,以及具有高级任务管理需求的团队。

 

NTASK.  ntask-tool.

 

NTASK.  是一项任务管理和在线会议软件,旨在简化项目管理,时间跟踪,预算和资源分配和团队沟通。

任务管理功能通过让用户根据固定和每小时成本,每项任务成本以及资源和材料的成本来定制计费方法,提供估计的项目预算。

用户还可以设置任务截止日期,子任务和依赖项,创建待办事项列表,并估计每个任务所需的时间量。可以将多个用户分配给单个任务,受让人接收评论和任务更新的实时通知,并且还可以使用实时文档共享和协作。任务可以分类和标记,给定优先级级别,用户可以更新任务状态。

请注意,用户需要连接到缩放帐户以访问视频会议。

NTASK免费计划包括:

 

  • 100 MB存储
  • 甘特图表
  • 设置重复的任务
    任务导入和导出到.csv文件
  • 日历,列表,角板或网格视图
  • 任务里程碑
  • 每队5名成员
  • 无限制的任务和工作空间
  • 问题跟踪
  • 时间表
  • 会晤

 

最适合: NTASK最适合它也是需要更好方式跟踪时间表,估算项目时间表以及设计/管理预算的最佳方法的理想解决方案。

 

用于远程团队的其他业务工具

 

特别是如果公司员工首次调整到遥控器,则单独使用团队协作工具可能不足以在办公室以外的情况下保持与其内部的相同的商业标准。

现在是时候开始思考如何在任何情况下使用其他软件来利用通信。

查看我们的交互式比较表 网络会议软件 SMB和企业级公司的定价和计划了解有关正确工具如何让员工效率的更多信息,并让团队成员与客户端连接。

 

团队协作工具常见问题解答

 

下面,我们已经概述了一些关于团队协作工具的最常见问题。


经常问的问题

如果您决定升级到任何上述工具或其他协作平台的付费版本,期望每月支付8.00- $ 20.00和每月的$ 800,具体取决于用户数,存储空间和特定功能。团队协作工具支付计划的平均月度价格约为每月10.00美元/用户。

Slash命令是聊天消息传递和协作工具的常见功能。通过简单地在聊天框中键入“/”,用户可以看到机器人可以完成的所有自动操作(命令)列表。公共斜杠命令包括创建轮询,启动呼叫,更新状态,创建帖子或设置提醒。

在大多数情况下,是的 - 尽管这将取决于具体解决方案。要邀请外部参与者,您将能够将它们电子邮件发送给您的工作区链接。请注意,外部用户通常必须下载应用程序以访问您的工作空间。

有效团队协作和沟通的最佳实践包括: 



  • 询问频繁反馈/采取社区民意调查
  • 使用该工具作为员工识别平台,标签/奖励团队成员
  • 创建子任务而不是过度复杂的单个任务
  • 尽快删除列表/任务板的已完成任务
  • 在应用程序中预先安排会议,为与会者设置自动提醒 
  • 保持频道到特定主题
  • 将仪表板自定义为首选视图(Kanban,Gantt,List,Calendar等)
  • 始终集成您的电子邮件/首选工作日历