在2020年的前几个月,冠状病毒和由此产生的社会疏散法规导致遥远工作突然增加和对遥控工具的繁重依赖。

它还留下了许多公司想知道如何托管虚拟会议,因为他们需要快速将从人的事件转换为在线。许多公司,特别是那些不确定的如何在2020年举办一个成功的虚拟会议,选择完全取消这些事件。

但是,现在遥控工作和唯一的活动和研讨会是新的正常,您的业务需要适应和了解如何托管与一人一样有影响的虚拟会议。

从学习如何选择最好的 网络研讨会软件 为了有效跟进活动与会者,在2020年如何托管虚拟会议的这一逐步指南为在线事件成功提供了直接的路线图。

 

托管虚拟会议有哪些好处?

 

学习如何托管虚拟会议提供与活动空间,旅行和酒店相关的成本节约之外的许多福利。

在线招聘会拯救旅行时间的麻烦,让您的活动更容易到达全国或国际观众。由于较低的成本和虚拟会议的便利性,您更有可能具有更多的注册人和与会者—意味着您的公司的领先权。

谈到铅生成,您在虚拟会议期间通过现场投票和Q等事物在与会者中收集的数据&会话可以帮助您提高您主持的营销策略,产品发布和任何未来的虚拟活动。

在线会议是较新公司在在线会议期间通过销售产品的收入来创造收入,或者在在线会议期间或收取注册费的情况下是一种很好的方法。

 

如何托管虚拟会议:逐步的过程

 

脱离成功的虚拟会议需要大量的规划,不仅仅是介绍主题和访客讲话,还需要网络销售员,以及网络销软件,安全和观众参与。

以下逐步过程易于分解如何托管获得结果的虚拟会议。

 

第一步:最重要的网络研讨会软件功能是什么?

虽然有一些 免费网络研讨会平台 可用,他们没有在2020年托管大规模虚拟会议所需的功能。最好使用具有所需的所有功能的付费虚拟事件平台。

在网络研讨会软件中寻找最重要的功能是:

  • 高最大与会者
  • 定制注册表
  • 能够分配多个主机/小组成员
  • 自动电子邮件提醒/通知
  • 观众参与工具
  • 屏幕共享
  • 文件共享
  • 聊天消息工具
  • 观众分析和报告
  • 活动录音
  • 实时流和预先录制的内容
  • 与团队协作和营销工具集成

在此帖子中,我们将共享具有所有这些功能的最佳网络研讨会平台。

 

第二步:考虑其他演示工具

缩放幻灯片
除了网络研讨会软件本身外,还要考虑您将使用的其他工具简洁地分享信息,并使与会者订婚。

而不是扬声器进行介绍,请使用预先录制的视频。通过如何使用软件或导航您的网站登陆页面,在会议期间分享您的屏幕以更好地说明积分或步行与会者。创建幻灯片演示文稿以显示重要的数据和信息图表。

我们还建议您在会议开始或之前与与会者一起分享讲义和文件。这些可以包括会议议程,要考虑的问题,工作簿,演示文稿副本,主持人BIOS等。

最后,确保考虑硬件和设备如何改善虚拟事件。投资高质量的网络摄像头和照明可以使世界变得差异。

此视频为如何在您的家中设置Live Video Conference Lighting提供有价值和快速提示:

 

第三步:选择主题和扬声器

决定虚拟事件主题时的最佳方法是尽可能具体。

抵制诱惑涵盖广泛的科目,并专注于提供关于热门话题的新信息的相关利基。

例如,如果您想在2020年托管关于社交媒体使用的在线活动,那么一个标题的会议,如“如何使用社交媒体杠杆销售”,可能会收到很少的注册人。一个更好的会议主题是如下所示:“Tiktok:如何以及为何替换Instagram作为2020年代最受欢迎的社交媒体平台。”

在选择扬声器阵容时,我们建议您确保3-5个行业专家面板,而不是让一个人举办整个活动。

多个主机将根据自己的遵循和讨论主题带来不同类型的与会者。此外,人们会感觉到他们在在线会议中获得更多价值,因为您提供了各种各样的观点。

 

第四步:创建虚拟会议登记表

网络研讨会设置
接下来,创建一个注册表格,允许人员注册(并为您提供支付,如果相关)您的虚拟会议。

您可以选择在网站上嵌入注册表,以便通过Google搜索找到它。您还可以在社交媒体页面上列出它,或通过电子邮件将其发送到直接链接。如果可能,选择单击注册。

您的登记表应包括:

  • 与会者联系信息
  • 演讲者/小组成员信息
  • 会议时间表
  • 您公司的社交媒体链接
  • 与会者人口统计信息(年龄,地点,性别)
  • 与会者就业信息

不要只是使用表格来获取注册—将其视为一个了解您的观众和微调内容的机会。

包括调查要求注册人他们想离开会议,他们最奇怪的话题以及他们期待着您最期待的哪些发言者。

 

第五步:促进虚拟事件的最佳方式是什么?

促进虚拟事件的最佳方式取决于您托管的会议类型以及您希望离开活动的类型。

如果您正在通过收取注册,请发送出来的网络研讨会本身 电子邮件营销 爆炸到您现有的客户和领先电子邮件列表并在社交媒体上发布。如果您正在尝试连接到特定行业中的其他人,请在讨论论坛上发布有关您的活动的信息,或直接与行业的其他公司联系。您甚至想考虑与相关的社交媒体影响者联系,他们将与他们的追随者分享有关您会议的信息。

请记住,促进虚拟会议不仅仅是获得大量注册人。您还希望确保您有强有力的注册:出勤率。

发送提醒通知一次注册人,特别是会议周。更重要的是,创建私人社交媒体页面或讨论论坛,注册人可以相互了解,提出问题,并谈谈他们希望从会议中学到什么。

如果您仍然没有看到您期望事件周的注册人数,则不会恐慌。超过一半的网络研讨会与会者等到事件的一周注册。

 

第六步:如何保证您的虚拟会议?

由于问题 zoombombing.,您需要采取额外的预防措施,以确保2020年的虚拟会议是安全和私密的。

寻找需要双因素身份验证的网络研讨会软件,可满足主机,并允许您密码保护虚拟事件。管理控件类似于静音/取消静音参与者的能力,决定谁可以共享音频/视频,谁可以在事件期间且无法分享他们的屏幕也至关重要。

保持活动安全的最佳方法是启用虚拟候诊室。

这允许管理员和主机在允许加入该活动之前给屏幕前参加者。如果有人没有注册或似乎不熟悉,您不需要让它们进入。您也可以选择在启动后锁定您的活动,这可以防止其他人加入它。

 

第七步:选择背景

WebInarjam-背景
如果没有建立舞台,你不会举办一个人的活动,以反映你的品牌—因此,请确保您支付相同的注意力以设置虚拟背景。

您可以从WebINAR软件提供的Premade背景图像中选择,以给主席隐私并隐藏一个杂乱的家。许多网络研讨会平台还提供了具有公司标识的自定义品牌背景。

此视频提供了如何自定义虚拟会议背景的简单细分。

 

第八步:如何增加在虚拟会议上的参与?

变焦突破室
与会者参与是虚拟会议最重要的部分—但是,只有有趣的,只有相关内容并不总是足以让您的受众关注。

在虚拟事件期间接受现场民意调查和调查,帮助主机评估更广泛的受众是如何参与的,并为参加者提供分享他们在现场活动的意见的机会。它让他们涉及远处的演示。

事实上,您可能会发现您几乎收到的反馈比在内部活动中更诚实,特别是如果您允许匿名。

每个虚拟会议都应有自己的聊天消息工具,允许公共和私人邮件。这样,与会者可以要求快速澄清问题,分享想法,甚至对所分享的信息发表评论。

你到Q时有几个选择&如在线活动。首先,与会者通过Q在事件期间的任何一点提出问题&聊天消息传递工具中的一个框。或者,您可以留出Q的专用时间&就像在活动的结束或每个扬声器之后。虚拟手饲养和观众拍摄工具,显示人们在视频直播上询问的人复制Live Q&甚至进一步的经历。

最后,考虑将与会者分解为5-7人群体的较小虚拟突破会。一个小型突破室允许他们到网络,头脑风暴,然后向其他与会者展示他们的想法。

 

第九步:在网络研讨会后跟进的最佳方式是什么?

在虚拟会议结束后,许多网络研讨会工具将自动向参加者和注册人发送事件记录和成绩单。考虑如果您希望将该录音可将永远访问,或仅用于设置一段时间。

除了这些录像之外,演示者还可以愿意共享虚拟事件期间显示的演示幻灯片或预先记录的视频。

即使您在在线会议期间发出提供的优惠,即使在在线会议期间发出提供的额外优惠或邀请,请立即向即将到来的虚拟事件发送。

在虚拟会议之后发出的最重要的事情是一项调查,可以是基于评级的评分或Q&一种更具体的反馈的格式。鼓励与会者参加调查,承诺上传关于社交媒体的答复,或者进入任何回答调查奖项的人。

特别是如果您的虚拟会议专注于网络,您可能还希望立即通过会议转换到虚拟欢乐时光 网络会议软件.

 

第十步:将内容重新注册到按需网络研讨会中

了解如何托管虚拟会议的最后一步是确定您是否要重用未来在线课程或网络研讨会中所有记录内容的一部分。

考虑从活课程转到的镜头进入按需网络研讨会,特别是如果虚拟会议专注于常绿含量。这也给出了登记商,他们错过了Live WebInar将来看待内容。

您可以选择免费或支付这些按需网络研讨会。

 

成功的Web会议是什么?

 

除了上述步骤外,请遵循这些最佳实践,了解2020年如何托管虚拟会议。

 

虚拟会议应该多长时间?

首先,考虑事件的长度。

虽然日间漫长的物理会议很常见,但其中大部分时间都花了网络和社交。如果您的虚拟会议是一项全天活动,请考虑将一些主题转换为更短的点播会话,或者确保您在充足的中断。

接近70% 网络研讨会注册是一小时的虚拟事件—所以考虑一下时长的“甜蜜点”。您可能还希望在一周的过程中传播更长的虚拟​​会议。

但是,如果您的虚拟会议必须是一天长的事件,请确保事先使用注册人创建和共享活动议程。

 

您应该创建一个虚拟会议议程吗?

特别是如果您托管长期几个小时的虚拟会议,则拥有活动议程允许与会者选择他们将优先考虑哪些会话和扬声器并说明事件的总体价值。

会议议程也允许您全天为与会者建立专用的虚拟网络时间,这将鼓励他们保持更长。

议程有助于学习如何托管虚拟内容,因为它们提供了从一个主题或扬声器转换到另一个主题或扬声器的概述。此外,他们保留了倾向于按照时间表的时间倾向的扬声器。

最佳实践是在会议开始时提出最重要的信息,并持续最持续最预期的会话或演讲者。

 

您如何练习虚拟事件?

在第一次举办一个人会议时,很容易提前到达几个小时的空间来练习并确保所有设备和技术都正常工作。

托管在线事件时,请查找包含虚拟练习室的网络研讨会软件。这是一间私人会议室,所有展示产品和扬声器的参展商都可以举行练习其演示。它们还可以确保幻灯片,其他订婚工具正常工作。

这些房间可以录制练习会话,因此主机可以观看并改善他们的虚拟演示文稿。

然而,即使有很多实践,事情也会出错。在会议期间,请确保您有大量的技术支持人员和客户服务代表,并在技术困难的情况下创建“计划B”。

 

什么是最好的虚拟会议平台?

上述关于如何托管虚拟会议的上述建议将在不选择正确的网络研讨会软件时产生任何差异。

以下是我们为前5名虚拟事件平台的选择。

 

getowebinar.

Gotowebinar屏幕份额
getowebinar.GotoMeeting的网络研讨会平台可以举办多达3,000名与会者,并允许实时和预先录制的内容。

其顶级功能包括:

  • 讲义和文件共享
  • 现场投票和Q&A
  • 虚拟手提高
  • 观众聚光灯
  • 白板
  • 自动电子邮件
  • 在线和本地录制和成绩单
  • no0download与会者访问
  • 接受多项付款
  • 活动分析和报告
  • 定制注册表
  • 网络研讨会模板

它是大型虚拟会议的理想选择,以及使用虚拟事件的公司了解有关目标受众或生成收入的更多信息。

Gotowebinar提供四项支付计划,价格从49美元/月以399美元到399美元。

 

Webinarjam.

WebInarjam观点

Webinarjam. 是一个虚拟会议平台,可以举办多达6,000名与会者,六个演示者,允许长达四小时的网络研讨会。

其最佳功能包括:

  • 聊天使者
  • 白板
  • 现场民意调查
  • 电子邮件/短信通知
  • 文件共享和讲义
  • 积极提供
  • 一键注册
  • 性能分析
  • 紧急按钮
  • 自动录音
  • 与MailChimp,Zapier等集成

WebInarjam对于包括实时优惠的虚拟会议以及依赖与会者参与和参与的人的良好选择。但请注意,它仅提供实时网络研讨会,而不是自动化的网络研讨会。

Webinarjam提供三项支付计划,价格从499美元/年的价格为999美元。阅读我们的详细审查了解有关的更多信息 Webinarjam定价 and features.

 

伊瓦尔维尔

伊瓦尔维尔接口
伊瓦尔维尔 提供多达2,00名与会者的自动化和预先录制的虚拟事件。

Top EasyWebinar功能包括:

  • 无限制的每月网络研讨会
  • 最多4个同时演示者
  • Live Chat Messenger工具
  • YouTube Live和Facebook Live Integation
  • HD屏幕共享/集成与 免费屏幕共享应用程序
  • 自动录音
  • 降噪VoIP音频
  • 通过演示者工具
  • 与会者报告/分析
  • 实时优惠
  • Q&A/polling
  • 电子邮件通知/提醒

伊瓦尔维尔非常适合希望使用这些平台学习的公司 如何创建培训网络研讨会 对于员工或那些想要重复使用过去的网络研讨会的人。它提供三项支付计划,价格从78美元/月到499美元到499美元。

 

Bluejeans活动

Bluejeans活动
Bluejeans活动 是一个网络研讨会平台,允许最多50,000名与会者,设备不可知论者,最多100个同时屏幕流。

其功能包括:

  • 屏幕共享
  • 文件共享
  • 现场聊天消息传递
  • 现场投票/ Q&A
  • 实时调查
  • 为Salesforce,Marketo等集成
  • 免费拨入拨入访问
  • 无限的虚拟会议长度
  • 5小时的活动录音

Bluejeans活动非常适合希望能够举办可能最多的活动与会者的全国性公司。但是,像WebInarjam一样,Bluejeans事件也不提供预先录制的自动化虚拟会议功能。

Bluejeans活动提供了一次性网络研讨会,以499美元或无限的网络研讨会提供未披露的金额。要了解有关该平台提供的内容,请阅读我们的完整 Bluejeans视频会议 review.

 

缩放视频网络研讨会

缩放网络研讨会
缩放视频网络研讨会 允许最多10,000个虚拟事件与会者,并包含实时和按需查看选项。

其顶级功能包括:

  • 自定义品牌
  • 在线聊天
  • 投票/ Q.&A
  • 虚拟手提高
  • 通过演示者工具
  • 直播到Facebook Live和YouTube Live
  • 与流行团队合作的集成
  • 品牌登记模板
  • 报告和分析
  • 主机控件
  • 活动计划协助

ZOOM的网络研讨会计划定价从最多100名与会者每次举办40美元/月。它’对于寻求提高品牌认可和网络纳武器的公司的理想平台。

如果zoombombing对您的业务的风险太大,或者如果行业监管机构禁止使用缩放,请考虑这些 变焦替代品 instead.

 

虚拟会议可以与内在事件的影响相同吗?

 

特别是鉴于强有力的功能,观众参与工具和详细的参与者分析,托管2020年的虚拟会议不仅与本人的活动一样好— it’s even better.

但是,为了妥善规划如何托管虚拟会议并确保所有小组成员和员工都在同一页面上,您需要升级您的 团队协作软件 改善您的管理系统。

像Monday.com和Asana这样的项目管理工具可以帮助您清楚地分配更像开发内容并与Guest Seleber联系到特定的团队成员的任务。

聊天消息工具,如松弛和 顶级松弛替代品 确保员工可以快速回答时间敏感问题,并与其他部门通信有关注册页面错误等问题。

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