团队协作软件 帮助员工了解他们的职责,并允许项目经理监控项目进度报告。

但是,大多数团队都没有利用该软件提供的附加协作功能,例如Kanban Loard,清单,时间跟踪和任务依赖项。

这些协作功能和下面概述的协作功能允许项目领导人将任务管理带到下一级,并提供具有更简化和平衡工作流程的员工。

 

项目经理应该寻找哪些团队协作功能?

 

最重要的是 团队合作 项目经理的功能是那些提供对项目进度和整体团队工作流程的实时见解的特点。

以下特征将团队领导者作为主管的角色提高,使其更容易与员工沟通个人,团队范围内和公司范围内。

合适的团队在线协作工具提供了允许项目经理快速地绕过障碍和平衡员工工作负载的功能。他们还使团队成员意识到他们的长期和短期责任。

 

任务分配

ASANA任务管理寻找最重要的团队协作功能是任务创建和分配。

团队领导人可以将更大的项目分解为个人和团队范围内的多个更小的,更可管理的任务—这是顶部之一 生产力提示.

可以在“待办事项”清单格式中创建任务,并且员工在完成时可以检查它们。在这些任务中创建子组织可防止重要细节滑过裂缝。

例如,让我们说整个项目是“公司假期派对”,并分配给人力资源部门(团队)

一些任务可能是可靠的场地,选择娱乐,选择日期,并聘请餐饮公司。可以为一个特定的员工分配查找场地的任务,其中有相关的子任务,用于检查场地人群限制并在空间下付款。

某些协作平台仅允许一个团队成员分配给特定任务,这是项目经理的挫折点。经常分配任务的团队领导者—不仅仅是一个整体的项目—需要多个员工和团队之间的协作应该选择一个没有限制分配给一个任务的人数的软件。

除了标准任务分配团队协作功能之外,还要考虑允许任务依赖项的软件工具。这可以防止员工在一项任务上工作或在相关任务完成之前与项目计划前进。要继续从上面继续执行我们的活动计划示例,设置任务依赖项意味着团队成员无法决定娱乐,直到存在触点。

 

项目状态报告

一旦员工被分配了一项任务或子任务,团队领导者需要监督整体进展,以确保截止日期。

寻找协作功能,允许团队成员使用“正在进行”的标签“的标签更新任务进度”,“不启动”,“卡住”或“等待批准”。

这些更新允许项目经理和其他团队成员快速解决问题,完成依赖任务,或者更好地了解事情的完成。这提高了生产力,防止团队领导人不得不在项目进度上不断检查,释放更多重要作业。

这些简单的状态更新取得在会议室或电话讨论问题或截止日期的电话所花费的时间。

 

与其他团队协作软件集成

松弛asana集成无论远程团队协作工具如何全面,员工和项目经理都可以使用其他软件和团队通信工具。

虽然合适的团队协作平台可以取代许多这些工具,但员工使用它们已经熟悉或简单地更喜欢的软件感到更加舒适。

为避免大型学习曲线和员工挫折,请确保所选的任何团队协作软件都与基本应用程序和工具集成。

流行的集成包括:

  • 松弛和 松弛替代品
  • 缩放和其他网络会议软件
  • Gsuite和Microsoft 365
  • 谷歌文档
  • 销售队伍
  • Skype.
  • Gmail和Outlook.
  • mailchimp.
  • Zapier.
  • 社交媒体平台
  • 其他团队协作工具

 

工作流管理功能

25岁以上% 美国员工说他们经常感受到过于贡献—但研究还表明,普通办公室工作人员才真正富有成效 3 hours every day.

工作流程和内容管理协作功能通过显示当前的员工工作负载,即将到来的截止日期以及更多,更正了这种不平衡。这可以防止员工烧毁并使用作业过载,因此项目经理可以更好地将工作负载分布在团队成员之间。

这可以防止员工倦怠,并帮助项目经理评估特定员工的生产力。

时间跟踪工具 还允许团队成员跟踪完成任务或项目所需的时间。这使得将来的项目设置时间表更加现实。

 

项目模板

项目模板充当工作流路线图,连接不同的团队,项目经理,个别员工,甚至包括组织以外的客户或自由职业者。

一旦团队领导人决定了特定的模板格式,他们就不必每次有一个新的项目大纲重新创建同一模板。要查找的最佳协作功能之一是保存项目模板以供将来使用的功能。

此外,Agile团队协作平台应为营销活动等内容提供许多预先进行的项目模板,路径 创建一个培训网络研讨会,网站更新和销售投球。

 

哪些团队协作功能将提高员工的生产力?

 

虽然项目经理应该专注于团队协作功能,但更容易监控项目进度,而且还应该考虑该工具如何使员工受益。

以下特征对于提高员工生产力和整体协作至关重要。

 

公共和私人消息传递功能

大本营聊天成功的团队沟通和协作从一个即时消息工具开始,允许员工和管理者实时相互连接。

消息传递功能应包括:

  • 团队/项目渠道
  • 直接提及和标签
  • 私人聊天
  • 小组聊天
  • 公共消息
  • 固定消息
  • 消息线程
  • 可搜索聊天历史记录
  • 文件共享能力
  • 公司范围讨论板

请记住,聊天消息传递函数可能是团队协作工具的本机,或者可以与它集成。

虽然视频调用通常不是团队协作应用程序的本机特征,但大多数都将与ZOOM和其他流行等工具集成 变焦替代品.

 

应用内文件共享和编辑

大本营文件共享分享文件和编辑它们的能力是团队合作中最重要的部分。但是,文件共享通常也会导致许多通信问题,丢失的时间和员工挫折。

例如,假设您的人力资源团队正在创建船上文档来教授公司 呼叫中心代理技能 to new employees.

应用程序内文件共享应为与此项目相关的每个文件提供Wiki Central位置,例如销售音高脚本和客户服务标准。没有一个中心位置,员工将浪费时间挖掘他们在电子邮件或聊天消息历史记录中所需的文件。

它们还会对这些文件的过时版本进行更改。

文件共享和编辑中的版本控制和文档管理阻止这种情况发生。这可确保每个团队成员看到文件的最新版本以及实时的任何编辑。

最后,评估团队协作工具提供的存储空间量,以及在一定时间段内发生的任何自动文件删除。

 

多个仪表板视图

虽然团队协作工具都提供了特定的默认视图,但允许员工根据其视觉首选项来自定义和更改这些视图是要查找的重要功能。

热门仪表板视图包括:

  • Kanban董事会
  • 清单/待办事项列表视图
  • 甘特/时间轴图表
  • 日历视图
  • 基于位置的视图

 

任务组织

除了选择他们的首选仪表板视图外,团队成员还将受益于能够自定义组织任务的方式。

颜色编码和关键字标记任务允许员工通过与其特定项目相关的任务快速过滤,同时能够优先考虑任务,让其他团队成员知道首先要解决哪些事情。

任务也可以通过截止日期,总体成本,位置,估计时间来组织,以及当前进度状态。

 

实时通知

虽然有很多 遥控工作福利其中一个缺点是这种灵活性水平可以堵塞电子邮件收件箱,使得重要通知很容易被埋葬。此外,在不同时区和相反的时间表中工作的团队成员实时沟通挑战。

移动设备的桌面和推送通知使从任何地方开始工作,让其他团队成员和项目经理快速批准或评论任务以保持工作流程。

 

什么是顶级团队协作工具?

 

以下工具具有上述所有基本协作功能,以及唯一的界面和可定制选项,将是您选择过程中的决定因素。

 

Asana.Asana. Kanban View.

Asana. 是一种基于浏览器的团队协作工具,具有主要由清单,任务和子任务组成的界面。它允许用户在任务评论中彼此标记,设置任务状态更新,并切换到Kanban或Gantt视图。

Asana.定价和计划 对于较小的公司或预算有限的人来说,是一个理想的选择,因为它提供了我们已经探讨的所有工具的最佳和最全面的免费计划。

虽然可以将多个用户分配给项目,但ASANA仅允许单个团队成员一次分配给任务。因此,它不适合在多员工之间需要高度协作的任务。它更适合作为用于帮助个人员工的工具,以跟踪其在较大项目中的独特作用和职责。

 

Monday.com.星期一任务优先化

Monday.com. 是一个基于Web的SaaS项目管理工具,提供了最高级别的项目和接口自定义在此列表中的所有选项。

用户可以在利用时间跟踪,任务优先级和工作流自动化等功能的同时查看Kanban,Chertlist,TimeLine和日历格式的任务。

Monday.com.定价但是,这是一种争论的点,因为它是少数几个不能提供自由计划的团队协作应用程序之一。它是企业的理想选择,具有大量的员工,他同时扮演众多详细项目。

较小的团队可能会被稍微过度的定制功能所淹没。

 

wrWrikik沟通应用程序

wr 是基于板的在线项目管理软件,是项目经理和员工之间经常沟通的项目的理想选择。

Wrikike最需要为更高UPS提供进度报告的团队和项目经理,因为它具有出色的数据分析和生产力图形功能。

但是,一些基本的协作功能只能使用Wribiked Price附加组件访问,这意味着用户需要更多地通过实时文档协作对任务进行评论和工作。

 

大本营大本营要做名单

大本营 是一种基于Kanban董事会的工作管理平台,最适合其内置实时聊天信使功能和自动登记工具。需要频繁的团队,虽然没有过度详细说明,但彼此的沟通将受益于此工具。

但是,Basecamp确实缺乏重要的协作功能,如甘特图,任务状态更新,任务评论和子任务创建。

因此,最好的是小到中型团队,他们需要清晰无典型的即将到来的任务和任务观点。这也是需要跨部门合作的项目的好选择,因为它提供了基于团队和公司的公司创作。

 

格雷洛格雷洛接口

像Basecamp一样, 格雷洛 也是一个基于Kanban董事会的团队协作解决方案。每个项目都由一个团队宽的板组成,然后填充卡片和清单以创建和监控任务。

格雷洛的“电源UPS,”或集成,允许用户通过额外的协作功能,如时间跟踪,甘特图和文件共享,进一步自定义其工作流程。

对于希望尽可能多的工作流程自动化的团队特别有益,因为它的“Butler”功能在此列表中提供了最高级别的任务自动化。

然而,裸骨界面可能无法提供足够的本机特征,以满足具有高度详细项目的大型企业的需求。

 

铃声胶皮触胶界面

铃声胶皮 是一个任务管理软件,提供无限制的用户,集成和文件存储—使其成为大队的明智选择。

但是,RingCentral的Glip缺乏在此处列出的所有其他工具中的最大基本协作功能。它不提供Kanban或Gantt视图,而是仅提供清单和日历视图格式。

尽管如此,它是拥有自己的本机聊天消息传递工具的罕见平台之一,因此对于需要频繁的实时通信的公司有益。

 

单击单击界面

单击 提供本帖子中提到的每个平台的最全面的本机协作功能列表。

它提供了Kanban,Gantt和日历和清单视图,提供了高水平的界面自定义。它还包括时间跟踪工具,任务依赖项和任务优先级功能。

使用单击唯一的实际缺点是它需要与Google Drive集成以共享和编辑文件。除此之外,很难找到一件坏事。

任何规模的团队都需要一个永恒的协作工具,不会妥协它所提供的功能,应该选择单击。

 

哪些协作功能DO工作流管理工具提供?

 

以下交互式表可以清楚地概述上述团队协作工具提供的功能和限制。

协作特征 Asana. Monday.com. wr 大本营 格雷洛 铃声胶皮 单击
Kanban董事会 X
清单视图
甘特视图 X X X
日历视图
子任务创作 X
任务依赖项 X X
任务优先化 X X X
任务状态更新 X
项目模板
原生聊天信使工具 X X X X X
工作流管理
任务评论 需要Wrikiked Price附加组件 X
本机时间跟踪工具 X X X X
分配给任务的多个用户 X
文件共享 需要Dropbox集成 需要Google Drive Integration
移动应用
免费计划 X

 

哪些团队协作工具值得使用?

 

我们的研究表明,ASANA和点击是在特征和定价方面最好的团队协作工具。

他们具有高客户满意度评级,是用户友好的,是各种用例的理想选择,并拥有所有基本的协作功能来简化工作流管理。

除了允许进一步定制的付费计划之外还提供了全面的免费计划。

除了使用团队协作工具连接远程和内部部署员工,还要考虑如何 网络会议软件 允许项目经理,团队成员和客户之间面对面的通信。

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