您的小企业是否超过了传统的办公室电话?需要一个电话系统,更好地适合远程或混合工作空间的需求?对VoIP功能感兴趣,允许更多的能力而不是标准台手机? 

如果是这样,你’已经考虑了一个 虚拟手机系统

不仅将切换到虚拟电话会保存您 大约65% 您目前的通信成本,但这样做也将为客户提供更高层次的客户支持,提高办公室生产力 大约20%,并减少了令人沮丧的误解。 

在这篇文章中,我们’ll define 商业VoIP电话系统,讨论他们的最佳功能和他们提供的好处,并向您介绍一些最好的虚拟电话系统提供商。 

 

目录: 

 

 

什么是?

 

 

 虚拟电话系统是基于云的 商务电话服务 这使得并通过互联网连接接收呼叫,而不是通过传统固定电话的铜线接线。  

VoIP服务也意味着用户可以在多台设备上拨打电话,包括桌面计算机上的软电话接口,移动应用程序,甚至是一台笔记本电脑。

可以将来电转发到多个电话号码以防止未接来电并允许更大的灵活性。由于具有可信CRM系统的集成以及可调节的拨号速度,可以更有效地管理拨出电话。  

虚拟电话还需要比传统商务电话号码更少的硬件,并且可以在线快速设置–经常在不到一天。

公司可以在任何现有的免费和本地号码中港口,或选择他们自己的几个 无手续到,本地或虚荣 虚拟数字 在多个区域代码中。还提供国际商务电话号码。 

虽然一些公司可能对不同部门的单独电话号码,通常,每个团队成员或部门都可以通过扩展代码访问。 

这意味着员工可以通过为客户提供带有虚拟电话号码而不是个人的客户来保护他们的手机或家庭号码。  

 

如何工作?

 

传统电话号码只连接到一条电话线。因此,如果电话号码的所有者没有接收,则呼叫者唯一的选择是挂断并尝试其额外的数字。

虚拟手机系统不限于特定设备,行或物理位置。

这是因为它们在通过互联网协议(VoIP中的语音中运行时运行。当呼叫在虚拟网络上进行呼叫时,建立呼叫者和Callee之间的端点连接。然后将语音数据分解为数据包,这允许数据通过互联网行进到另一条线。一旦该数据包数据到达预期的收件人,它就会恢复到语音数据。

拨打时,数字电话号码可以 路线呼叫 传统的模拟手机,手机,软手机和台式机。

呼叫者不再需要挂断和重拨其他号码以达到所需方。基于云的电话系统可以 转发电话 以可自定义的顺序到多个设备。

虚拟手机系统调用路径可能如下所示:

来电呼叫虚拟数字→办公固定电话→台式电脑→商务手机→个人智能手机→语音邮箱或同事的电话号码 

 

托管虚拟私有分支Exchange vs sip trunking

托管PBX. sip stunking.
第三方Offsite PBX 现场PBX.
它由第三方管理 它由贵公司的IT员工管理
每电话线的账单 每位用户收费
最适合新的或小企业  最适合公司和多地点业务
连接到PSTN. 连接到ITSP.
较低的启动成本  High startup cost


一旦公司决定使用虚拟办公室电话,他们需要选择
托管私人分公司交换 and SIP trunking.

托管的私人分支机构意味着虚拟电话系统由第三方供应商使用异地设备运营。

这意味着公司不需要使用托管的公司 云私人分公司交换 拥有任何软件或设备,他们也不需要担心运行更新或自行修复主要IT问题。

相比之下,SIP集群是具有自己的IT人员和内部部署PBX设备或VoIP网关的业务的理想选择。会话启动协议(SIP)几乎连接了PBX硬件和Internet协议电话线的语音。

较大的公司或小型企业主具有众多私人分支交换设备的高呼叫卷应该选择 sip stunking.。托管PBX最适合不想处理自己问题的较小企业,并正在寻找更实惠的虚拟电话解决方案。

额外阅读: 托管PBX VS SIP中继:优点,缺点,功能

 

a的好处是什么?

 

在传统电话中提供虚拟商务电话解决方案的许多好处。 

首先,这些系统是高度可扩展的,这意味着公司可以从基本的VoIP电话服务开始,并逐渐在新功能或其他用户按照必要的方式添加。

这意味着手机系统不仅根据企业的特定需求而定制–并且可以随身来成长–但是,用户避免为他们不提供的特征支付’t need. 

此外,用户可以添加多个通信通道,例如视频呼叫, 在线传真或者将SMS Text Messaging到他们的虚拟调用平台–不可能与普通的老电话服务(盆)。客户和同事将能够在他们喜欢的频道上连接,所有对话都会自动跨通道和设备同步,以避免缺少重要信息。

下面,我们’曾编译了一份最常见的一些名单 商业VoIP. 根据用户体验考虑的利弊。 

 

虚拟电话专卖方 虚拟电话缺点
更低的花费: 大多数用户来自任何地方 50-75% 切换到虚拟电话系统时的通信成本  依赖WiFi可用性和连接: 您可能需要在切换到虚拟调用时升级您的带宽,如果您的互联网熄灭,则无法制作/接收电话。 
易于设置: 无需购买额外的硬件,并且安装程序通常可以在大约半小时内完成 潜在的 VoIP安全漏洞: 在通过Internet呼叫时,可以发生DDOS攻击,IP垃圾邮件,数据包丢失和整体网络安全问题。  
改善呼叫质量: 高清音频提供晶体清晰的对话,而呼叫转录服务可以进一步防止误解。  冗长的供应商合同: 虽然大多数合同都提供了保证正常运行时间的SLA,但您可能需要与提供者提供1-2岁—如果您希望尽早结束合同,请支付费用。
自定义呼叫转发路径: 除了确定特定的设备订单外,用户还可以根据他们的日程和偏好设置营业时间,录制的消息,并随时调整它们   偶尔删除呼叫: VoIP电话偶尔会导致丢弃的呼叫,这可能会干扰业务运营和令人沮丧的客户。阅读提供商评论,以确保丢弃的呼叫不是普通的投诉。 
更大的员工灵活性: 员工可以从任何地方拨打/接到电话,导致错过的呼叫较少,员工满意度更高。这也允许更连接的远程劳动力 偶尔的呼叫滞后: 因为通过互联网进行呼叫,因此网络问题可以创建滞后或导致服务进入和渗出。  
比传统商务手机更多的功能: 例如,IVR自动助理允许更高级别的客户自助服务,释放代理商需要更多的按呼叫。  有些功能是附加组件: 请务必查看标准计划中包含哪些功能,并要求您支付额外的单独月费。 

 

一个关键特征

 

 

云手机系统上的商业人数允许员工在他们的首选设备上允许员工致电和加拿大的无限呼叫。 

标准高级功能和功能VoIP服务提供商提供包括:

 

  • 基本呼叫管理功能
  • IVR.
  • 呼叫排队和自动回调
  • Visual语音邮件 
  • 视频会议呼叫
  • 团队协作工具
  • 商业短信
  • 呼叫录音
  • 商务电话分析
  • 第三方集成 

 

基本呼叫管理功能

虚拟手机解决方案提供的呼叫管理特征多于固定电话,最重​​要的是呼叫路由和呼叫转移。 

呼叫转移顺序地在优选设备上顺序转发呼叫,而无需呼叫者拨打其他号码即可到达他们的人’重新尝试连接。 

例如,如果代理商在他们的桌面电话中错过了呼叫,则呼叫转移将自动将入站通话发送到他们的手机。如果他们不’T回答他们的单元格,然后将呼叫转发到他们的家庭电话或他们的谷歌语音号码。如果有’在那里没有答案,可以将呼叫转发给语音邮件或其他代理人。 

远程呼叫转发提供更大的员工灵活性,满足业务需求,并确保呼叫者可以与实时代理商交谈以增加 第一次呼叫解析率

呼叫路由是寄入呼叫者通过基于其对IVR(交互式语音响应)提示的响应或基于预先选择的路由模式来旅行的预定呼叫路径。 

呼叫路由可确保呼叫者与最合格的代理连接,以帮助它们具有特定问题,并阻止呼叫转移到代理的代理,而无需正确的技能。  

常见的呼叫路径路径包括循环,同时振铃/呼叫爆炸,最闲置,基于技能等等。 

额外的 呼叫管理功能 include: 

 

  • 呼叫阻止
  • 请勿打扰
  • 呼叫持有和可定制的保存音乐
  • 自定义问候
  • 呼叫转移 
  • 呼叫筛选 and Caller ID
  • 热门桌面
  • 呼叫翻转(在电话呼叫期间切换到另一个设备而不断开连接) 
  • 呼叫监控(呼叫驳船,呼叫耳语等) 

 

IVR.

IVR.,短暂的 互动语音响应,不仅设计如上所述的呼叫路由过程,而且还提供更高级别的客户自助服务,使代理免费获得更多的新问题。 

IVR. Call Menus可以添加到每个虚拟商务电话号码中,并且基本上是预先录制的提示,以便向客户提出呼叫的原因。它可以使用自然语言处理(NLP)“understand” a customer’当客户通过电话键盘进入响应时,口语单词或可以跟随提示。 (例如,“按1为客户服务,2用于计费,3与接待员交谈…”) 

然后,基于客户’S响应,IVR系统将通过虚拟接收员从更多预先录制的提示或答案引导它们–没有将它们连接到代理人。  

其中一个最常见的例子是IVR支付,这允许客户通过电话键盘或口头响应响应提示来通过电话支付或管理账单。

 

呼叫排队和自动回调

呼叫排队是一个商业电话系统功能,允许用户对入站呼叫进行排序和管理,将每个来电者放入等待代表以回答它们的线路。 

呼叫队列是基于各种因素建立的,例如客户/ VIP客户端的重要性,所以客户端的特定顺序(最常见的)以及他们需要帮助的问题类型。

然后,呼叫者将暂停,直到代表可以与他们交谈。 

这里唯一的缺点? 

更大的业务或拥挤的呼叫队列可能意味着客户的漫长等待时间–没有人喜欢的东西。 

自动回调消除了通过允许呼叫者选择呼叫者何时选择的呼叫者等待呼叫者 客户回调 从可用的代理商。 

这样,客户可以通过自己的时间表获取他们需要的帮助,而代理将在放置返回呼叫的时间附近时接收自动提醒。 

 

Visual语音邮件

与标准语音邮件不同,除了保存音频附件外,VoIP Visual语音邮件还会自动录制错过的语音留言。 

然后代表可以选择将这些语音邮件作为短信,在那里他们还可以向错过的呼叫/消息发送自动响应,“让我在五分钟内给你打电话,” or “In a meeting.”

语音邮件到电子邮件也有效,因为它会自动向代理发送音频记录和语音邮件转录’首选电子邮件地址。 

在某些情况下,代理商甚至可以直接在语音邮件门户内收听语音邮件,然后可以选择保存录制或删除它们。当代理商会在有语音邮件等待时接收通知。 

 

视频会议呼叫

特别是随着像ZOOM或Microsoft团队等视频会议工具成为商业通信的重要组成部分,大多数商业手机系统将提供本土视频呼叫能力作为其计划的一部分。 

网络会议 通过允许面对面的实时通信和协作来提高远程团队协作。

用户可以与其他与会者分享他们的屏幕,使用虚拟背景,重新排列相机视图,当前幻灯片,在虚拟轮询上投票,当他们想要发言时使用虚拟手动,并在视频期间使用团队聊天消息传递互相沟通称呼。

 

团队协作工具

尽管 团队协作工具 通常与视频会议(特别是团队聊天消息传递)一起使用,它们也可以在整个工作日上使用。  

例如,除了标记其他用户之外,将任务分配给聊天消息以及对聊天消息进行反应,用户还可以在实时上载文件并将其共注释为它们。用户可以从聊天消息转换为一个单击的视频通话,使用白板来说明一个点,甚至遥控控制另一个用户’s screen. 

虽然今天’S手机系统提供商提供基本团队协作功能,大多数用户都需要集成他们首选的协作工具来访问更高级的协作功能。 

 

商业短信

商业短信 文本消息让代理商通过其VoIP桌面应用程序或移动设备使用他们的商业电话号码向同事或客户发送文本。

代理可以在桌面计算机上键入更长的消息以节省时间,并且仍然可以在智能手机上访问整个文本对话历史。在某些情况下,可以将自动短信响应或营销短信发送给客户或选择从公司接收消息的人员。 

 

呼叫录音

呼叫录音 存在VoIP电话系统中的音频和视频呼叫(包括屏幕共享,白板等)。 

无限呼叫录音通常仅在更昂贵的付费计划上提供,但通常,提供商将在更实惠的计划中包含至少3-5 GB的录音空间。 

管理员可以设置公司范围内的录音规则或允许用户管理自己的录音。转录这些录音,以便用户可以轻松搜索关键字,或者可以通过电子邮件或团队聊天共享。 

录制可以受到密码保护的,或者用户可能会在对话期间暂停并重新启动不同点的录制以进行隐私。 

 

商务电话分析

商务手机提供实时和历史员工和客户数据和分析。在大多数情况下,这些分析可通过预先制作的报告模板或完全可自定义的报告提供,允许用户选择KPI。 

用户可以指定特定的日期范围,单个代理,部门,呼叫方向等。这些报告可以自动发送超过设定的间隔,以允许用户密切关注改变趋势。 

流行的分析包括: 

 

  • 平均呼叫持续时间
  • 取入站和出站电话的数量(每日呼叫卷)
  • 来电位置
  • 呼叫时间
  • 呼叫中心放弃率
  • 语音分析
  • 常见问题/支持请求的原因
  • 兑换率
  • 顾客满意度

 

第三方集成

即使使用上述所有功能,团队成员仍可能需要VoIP提供商的其他功能’提供。或者,他们可能只是喜欢使用它们的其他工具’更舒服。 

第三方集成允许团队成员集成其他业务通信软件和 CRM系统 进入他们的虚拟电话系统。 

例如,您可以将像asana,slack或monday.com等流行的工作流管理工具集成到您的商业电话系统中。您还可以集成Microsoft Office或Google日历等工具,以计划即将到来的视频会议或电话会议。    

 

如何知道你是否需要一个

 

是时候考虑使移动到虚拟电话(如果:

 

  • 您的业​​务有很多远程员工,或者如果您的团队成员经常远离他们的商务或销售旅行,客户会议或服务呼叫。

 

  • 您使用多个业务通信工具,并且厌倦了在呼叫时不断从一个平台切换到另一个平台。虚拟手机系统与CRM工具等第三方软件提供了高度的集成,因此您可以在奇异仪表板中查看所有基本信息。

 

  • 您的每日呼叫卷已超过您当前的可用代理商数量,或者在过去几个月内呈指数级增长。您已超出容量的一个好兆头是错过的商业电话或语音邮件消息的增加。

 

  • 业务或员工数量的增加导致您的电信成本飙升

 

  • 您最近开设了一个新的位置,或有兴趣将业务扩展到多个地点。虚拟电话系统使团队成员在跨几个地点工作得更容易—和远程员工—相互连接。它还减少了客户支持解决时间,因为客户可以更快地达到代表性。

 

哪家公司提供最佳虚拟系统?

 

如果您正在寻找适合您的业务的虚拟电话系统,请使用下表进行快速提供商比较。 

有关这些平台和其他平台的更详细信息,请使用我们的 企业VoIP comparison overview. 

 

提供者 nextiva. 环形 gotoconnect. 拨号牌  8×8 蚱蜢 phone.com.
价钱 $ 19.95- $ 27.95 /每月用户 $ 19.99- $ 49.99 /每月用户 每月$ 22.00- $ 39.00 /用户  每月$ 15.00-每月25美元/用户 每月12.00美元 - $ 44.00 /用户  每月$ 26.00- $ 80.00 /用户 每月12.99-29.99美元/用户
无限制我们和加拿大呼唤 无限制的电话,免费无线电话或本地电话号码 无限制的呼叫,最便宜的计划只有10个最高用户,更昂贵的计划主持无限用户 无限制的呼叫,无限扩展,无限制在线传真 无限制的呼叫,包括1个本地号码  无限制的电话,短信和在线传真 无限制,最多3个扩展最便宜的计划,最昂贵的计划的无限扩展  300克定的分线值,适用于最便宜的计划,无限制为其他计划
Visual语音邮件 语音邮件到电子邮件,语音邮件转录,语音邮件到短信 语音邮件到电子邮件,语音邮件转录,最多可存储200个组合的语音邮件30天 语音邮件到电子邮件,语音邮件转录 语音邮件转录,自定义语音邮件问候语,语音邮件到电子邮件 语音邮件到电子邮件,直接从语音邮件,语音邮件转录,向前语音邮件转发到另一个扩展名  语音邮件转录,语音邮件到电子邮件,即时短信对语音邮件的回应 语音邮件到电子邮件,语音邮件转录
视频会议  无限的高清视频会议最多250名参与者 最多可达24小时的会议时间,最多可参加200名参与者 无限制的会议长度最多250名参与者 最多100个会议参与者长达5小时  最多100名参与者的无限长度 没有提供 PP到100名参与者的无限长度 
呼叫录音 呼叫录音和视频会议录制只能在两个最昂贵的计划上获得 按需和自动使用无限存储 自动和按需,从任何地方访问云录制存储 自动和按需音频和视频录制  自动和按需对音频和视频通话  没有提供  仅在最昂贵的计划上致电和视频录制
团队协作工具 团队聊天,投票,任务管理,团队日历,屏幕共享,文件共享 团队聊天消息,屏幕共享,任务管理,实时文件共享和协作  团队聊天,通过GotoMeeting提供更广泛的功能 团队聊天,屏幕共享,自动会议备注   团队聊天,文件共享,屏幕共享,白板,虚拟手饲养  需要第三方集成 白板,团队聊天,文件共享
短信发短信 无限 无限制的短信和MM,每个短达1,000个字符(包括国际发短信) 仅在美国和加拿大使用,必须首先启用该功能  无限制的短信和MMS(仅限国内)在付费计划上提供国际短信 无限 无限 1000个汇总的消息,为最便宜的计划,无限制的短信文本进行其他计划
最好的 中型企业在多个地点的日常呼叫卷和团队成员 主要是100名员工的远程团队主要通过电话进行通信  小于中型企业,需要一个手机系统提供卓越的视频通信 更新的公司或初创公司,优先考虑低成本虚拟电话选项。  想要通过API构建完全可定制的商业电话系统的企业 寻找基本商务电话系统的小型团队或独资企业,无需额外的沟通渠道,如视频 寻找预算友好的解决方案的初创公司和小型企业与付费附加组件
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常见问题解答

 

下面,我们’在虚拟手机系统上回答了一些顶级常见问题解答。


经常问的问题

研究表明,虚拟手机系统节省了普通公司30-50%的商业通信成本,每天30分钟的通话时间保存各个团队成员。
是的。谷歌语音是最着名的免费虚拟编号提供商,但与付费帐户相比,它将具有有限的功能。谷歌语音号码可以制作/接收呼叫和短信短信。用户还可以将其移动设备或固定电话号码链接到他们的Google语音帐户。
是的,如果您决定切换服务提供商,您还应该能够在或OUT移植该号码。 
大多数提供商允许用户在虚拟电话线上接收传入传真,但不支持出站传真。
大多数提供商允许您按照您的喜好购买尽可能多的电话线。
我们已经研究了顶级 商业VoIP提供商 并编制以下互动表,比较定价和计划,可用功能和整体用户满意度。