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Step 2

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Fax

什么是传真以及它的工作原理

传真,更常见的传真,是通过电话线传输文档(无论是图形还是文本)。该过程涉及电话号码和输入和接收传递文件的手段。

传统上,传真所需的用户使用传真机(有时称为Telecopiers)。在发送文件副本时,这些设备扫描和处理文档,然后在通过电话系统作为音频频率将其转换为单个位图映像。在接收文件时,专用硬件会解释频率并重新创建图像,在纸上打印出来。

更加现代的传真用传真服务器而不是传真机。传真服务器是一种技术设置,允许人们使用计算机作为传真机。该设置通常包括具有传真软件的计算机(通常具有与其相关联的数字),传真调制解调器和连接到网络的手段(电话线或互联网连接)。发送文件时,传真服务器处理传统电视机的方式。唯一的区别是,有问题的文件不一定必须是技术扫描的打印文件;它可以是数字副本。类似地,通过此设置接收传真需要解码数据并重新创建图像 - 除此时,不需要打印文件。相反,它可以通过电子邮件发送或存储在云上作为PDF文档。

今天正在使用传统和计算机传真,但是从您的计算机在线传真中传真,特别是变得更加流行。

如何从您的计算机传真

您可以使用不同的方式从计算机上传真,并且它一切都始于您的设置方式。

计算机连接到电话线: 有计算机插孔的计算机,您可以使用它们将活动电话线连接到硬件。从那里,您可以在计算机上打开传真软件(OS附带的大多数计算机包括此类软件),并通过以文本字段键入或通过电子邮件中的方式附加文档来创建传真消息。填写程序中的其他字段 - 这可能因OS而异 - 然后发送传真。                     

通过互联网传真服务: 如果您注册Internet传真服务,则无需担心将电话线连接到计算机。您只需确保它连接到互联网。关于如何根据提供商发送传真,可能有一些变体,但它们通常允许您使用电子邮件到传真。只需打开您的电子邮件客户端,附加要发送的文档,输入收件人的传真号码后跟"@ [leanebravovider.com]"(在RingCentral传真的情况下,这将是[收件人传真号码] @ RCFax.com)并单击“发送”。使用HornCentral,您还可以使用您的手机发送传真 - 您只需注册包含传真功能的计划,下载RingCentral应用程序,并从那里发送和接收传真。                     

从计算机传真是什么意思的?

从计算机传真是它的声音,它听起来像:使用PC或MAC而不是传统的传真机发送和接收传真。

这意味着您不需要打印出文档,以便您可以使用特殊硬件扫描它,以便将其发送到您的联系人,您不需要在传真手机旁边等待几分钟后打印发送给您的消息。相反,您可以从您的工作区域的舒适度传输并获得传真,而无需花费太多时间远离您的其他工作。您可以通过电子邮件或传真软件前进和查看数字化文档。

此设置的唯一可能的缺点是如果您不想错过传入的传真消息,您需要计算机及其传真程序将在所有时间内保持 - 但如果您仍然依赖于a电话线连接。如果您注册了像RingCentral传真等服务并使用Internet发送和接收传真,则提供商可确保您的传真存储在基于云的收件箱中,无论您的计算机是否已打开。

传真基础知识:传真简介。

我们所知道的传统传真 - 即通过电话线传输文本和图像文档的副本 - 于1924年首次出现作为创新&他们通过电话网络从克利夫兰传输15张照片来证明了它的潜力。大约四十年后,施乐公司向世界推出了MagnaFax Teleciper。这些传真机,可以轻松连接到常规电话线,非常适合用户友好,并使传真比以前更受欢迎。这种通信方法的普及,特别是在企业中,持续到21世纪初。

这是互联网技术的快速发展和采用,最终导致在线传真的兴起,这使得人们将他们的个人计算机和电子邮件账户使用传真而不是依赖专业的硬件。                     

今天,企业正在使用传统的传真和互联网传真来发送和接收敏感文件的副本,如合同,机密患者数据等。但是对虚拟传真进行了持续的转变。

互联网传真在传统传真中有哪些优点?

互联网传真为用户提供了许多优势,使其成为当今业务的越来越受欢迎的解决方案。除其他事项外:

在线传真更实惠: 由于互联网传真是一个虚拟解决方案,允许您使用个人计算机进行传真,因此您无需获得传真机。通过扩展,您也不需要在传真纸和碳粉等销售产品之后不断花钱(更不用说硬件维护)。相反,您只需支付每月或年费。与保持专业设备的成本相比,这往往很低。                     

通过互联网传真更有效: 传统传真要求您打印文件,步行到传真机,拨打收件人的号码,将打印文件送入机器,然后在发送传真消息时等待它传输。传统的方式接受传真就像胖子一样;您需要步行到传真机,接受传入传真,并等待要打印的文件。那就是如果你没有用完墨水或碳粉或遇到传输问题。通过在线传真,您不会浪费时间。您可以在从笔记本电脑或手机上发送和接收传真时完成一些工作(无论您从哪里工作)。事实上,您甚至可以同时向多个人发送传真,并在您在运输过程中进行。您需要的只是一个互联网连接或您的手机服务。                     

机密性不太可能受到损害: 当你依靠办公室的其他人使用的传真机时,只有不应该看到它们的人都会看到一些用于你眼睛的传真文件。像RingCentral这样的虚拟传真解决方案将传真邮件发送到收件箱(仅属于您)在云中或将它们转发到您的电子邮件,确保您是唯一一个看到邮件的人。

它使您的传真组织很容易: Internet传真存储您在虚拟收件箱中收到的传真,这意味着您可以更轻松地排序,而不是通过打印文书工作的RIEM来步枪。您可以选择根本不打印任何文档,或者只打印需要物理副本的文件。                     

在传统传真中使用互联网传真还有其他优点,但这些是最引人注目的。

传真机如何工作?

在最基本的级别,这是传真机在发送文件时如何运作:

  • 当用户拨打收件人的电话号码并将文件馈送到计算机中时,启动该过程
  • 然后,它继续使用光扫描文档来检测页面上的颜色和白色区域。
  • 白色和彩色图案被翻译成可以通过电话线传输的二进制信号。
  • 它通过电话线转发信号。  
收到文件时,这就是它的工作原理:
  • 传真机拾取了二进制信号。
  • 信号被解码。
  • 信息已转发到设备的打印机。
  • 打印机再现已发送原始文档的图像。

Online Fax

什么是最好的在线传真服务?

最好的在线传真服务是最有效地为传真需求提供传真需求的服务 - 额外帮助为您的资金提供最佳价值。

如果您没有运行公司或者您有一个不需要发送和接收传真的业务,那么您可以满足互联网传真解决方案的付费类型(甚至是免费的如果您只需要前进而未接收文件,请on-Off解决方案)。但是,如果您的组织定期处理依赖传真的个人和实体,依赖于安全,法律文档和简单的合规性,您将希望使用基于订阅的服务。无论哪种方式,如果您使用传统的传真服务,您将不必花费尽可能多地花费。

但你怎么能真正知道您的业务最好的在线传真服务是什么?以下是您想要寻找的一些事情:

使用方便: 虽然任何虚拟传真解决方案都比使用旧式传真机的粘贴更好,但一些软件作为服务(SaaS)传真公司的软件使传真更加直观,方便的广泛的人。几乎所有基于订阅的提供商都有电子邮件到传真和传真到电子邮件功能,但只有一场少数人可以让您在计算机上传真的智能手机和平板电脑的能力。

安全: 一些仍然赞成传统传真的众多论点之一是,电话线可以看出,比互联网连接更安全,并且消息不太可能被旧学校传真遭到损坏或拦截。虽然这肯定可能是某些免费和较低价格的选择,但对于他们行业顶部的提供商很少是真的。这些公司使其成为您的使命,以确保为您的私人数据提供最佳的安全性和加密。然而,每个都会满足不同程度的成功,因此您真的需要对这些提供商进行研究。

最高效率: 有时,您的在线传真服务安全安全且易于使用是不够的。如果不是完全改善它,您希望确保它可以将其无缝化为您的工作流程。最佳的基于互联网的传真服务提供商允许您立即将文档转发到多个收件人,自定义封面页面,并将传真功能与现有的业务工具集成。

仍然不确定如何挑选?您可以免费尝试HingCentral传真。这是该行业中最顶级的互联网传真提供商之一。

如何在没有传真机的情况下发送传真

除非您成为一种习惯,否则您可以使用用于传真作为传真机的任何可互联的设备,除非您可以使用传真机,否则您无法真正地说您使用传真机进行在线传真。严格来说,当您在线发送传真时,您不需要传真机 - 尽管您当然可以使用您的传真机使用您的互联网传真服务。也就是说,如果你对你可以通过互联网传真文件的所有方式感到好奇,而无需依赖那么好的硬件,你可以阅读下面的一些。

通过电子邮件:

  • 访问您的电子邮件帐户并开始编写电子邮件。
  • 附上要传真的文件。
  • 在里面"To"字段,输入收件人的传真号码并附上"@ [yourvirtualfaxprovider.com]".
  • 点击send.

通过软件:

  • 确保您的设备上安装了您的服务提供商的软件并启动它,
  • 导航到传真组合窗口,然后输入字段中所需的信息。
  • 将要传真的文件附加。
  • 发送.

通过整合您的业务应用程序:

  • 确保您的在线传真服务已集成到业务应用程序中。
  • 找到您的传真提供商的图标(或者,单击打印机图标并选择传真作为打印机)。
  • 输入字段所需的信息。
  • 发送传真。

Send a fax online.

想在线发送传真吗?不要忘记注册互联网传真服务。大多数提供者提供比合理的月度或年度费用更好,为他们的服务选项基于他们期望发送和接收的传真量。如果您的公司需要定期使用传真,这是理想的。如果您尚未100%肯定肯定刚刚达到在线服务,请不要担心 - Likcentral Fax等提供商提供其服务的免费试验。

也就是说,如果您需要在此分钟发送一次性传真,那么有很多基于浏览器的传真解决方案。但是,经验的质量无法保证。

为什么在线发送传真?

您作为企业主的原因有很多,应该在线发送传真而不是使用电话。以下是一些最好的:

它的成本更少: 您可以使用现有的计算机,智能手机和平板电脑向您的联系人发送传真。您无需投资于传真机,不仅占用了宝贵的办公空间,而且遭受了售后服务和维护成本。

它让你更加富有成效: 因为它需要互联网连接而不是物理电话线,所以在线传真使您能够从您的位置传真(只要您连接到Internet)。它还具有允许您立即将传真转发到多个收件人的额外奖金;传真机只能让您一次传送到一个收件人。

 

它让你做得更多: 传统的传真机仅适用于旧的传真方式,这涉及处理物理文档的图像并将其转换为可以通过电话网络传递的数据。基于Internet的传真过程数字(软拷贝)文件,具体取决于您的服务提供商,甚至可以通过集成将能够直接从您喜爱的业务和云存储应用程序传真。

因此,如果您没有尝试在线发送传真,我们强烈推荐您这样做。

Internet Fax

我可以通过互联网传真吗?

任何人都可以通过互联网传真!您只需要一个可互联网的设备,Internet连接和访问在线传真服务。

根据您的需求,您可以参加免费的基于浏览器的传真服务或付费服务,包括软件和专用传真号码。与使用传统的传真机相比,可以选择非常用户友好。

访问和管理任何设备的传真和管理。

使用基于订阅的Internet传真服务,您可以获得不需要分配给特定设备的虚拟传真号码。这意味着您可以使用您手中的任何互联网连接设备,您的计算机,智能手机或平板电脑 - 检查传真消息。通过扩展,这也意味着无论您的传真还没有存储在物理位置,您都可以查看,下载和组织传真。它们都保存在基于云的收件箱中,您将作为在线传真服务的一部分。

HingCentral Fax是一种特别好的选择,因为除了为您提供从计算机和移动设备中管理传真的软件(在访问浏览器的仪表板的顶部),您还可以包含传真警报选项,组传真功能等附加组件,以及与云存储服务的集成,如框和谷歌驱动器。

Fax via email

传真比电子邮件更安全吗?

虽然这些天电子邮件肯定是一个更流行的业务沟通方法,但有些原因有一些仍然更喜欢传真或虚拟 - 与客户和同事共享关键文件和信息。有时,它是因为它们更舒适和熟悉它。其他时候,这是因为传真是合规流程的一部分。但最重要的原因业务仍然使用传真是因为它被认为比电子邮件更安全。

这并不是说电子邮件根本不安全。但总的来说,传真网络从Get-Go加密,同时向您的电子邮件服务应用加密可以采取一些精力。未加密的联系更容易受到数据黑客,腐败和拦截 - 在交换机密或敏感信息时的良好的事情。

换句话说,直到内置加密成为电子邮件的标准,传真绝对是发送和接收私有文档的更安全选项。

没有电话线,你可以传真吗?

如果您使用互联网传真,那么您肯定可以在没有电话线的情况下传真。这是因为它依赖于IP协议,而不是电话线来传输传真消息。

它实际上与发送电子邮件一样简单:填写字段,撰写消息(或附加相关文档)并将其发送出来。您的Internet连接的设备处理文件的可视信息,转换它,通过传真网关发送它,并将其传递给收件人。

使用电子邮件发送传真

除了基于浏览器的在线传真之外,这通常仅允许您执行一次性传真,并且没有给您专用的传真号码,大多数互联网传真服务提供商都可以让您使用电子邮件客户端发送的能力传真。

您需要做的就是打开一个新的电子邮件,输入您的提供商指定的传真电子邮件后缀附加的收件人的电话号码(例如 - HornCentral需要您使用"@rcfax.com") in the "To"字段,填写主题行以生成传真封面,然后在消息字段中键入消息,或在单击发送之前附加要传真的文档。

对于更熟悉的电子邮件更熟悉的员工而言,这是快速,简单,直观的。

RingCentral Fax

如何用HornCentral传真在线传真?

您可以通过HornCentral在线发送和接收传真,有两种主要方式:

来自RingCentral在线帐户仪表板的传真:

  • 登录时,寻找"FaxOut"图标(看起来像一张纸张被打印出来的纸张)。
  • 在里面"To"字段,输入您发送传真的传真号码。确保遵循国家代码+区号+电话号码格式。或者,您可以单击"Plus"图标并从联系人列表添加收件人。
  • 附上要发送的文件或文件。 RingCentral允许您从计算机上传文件以及云存储解决方案,如框和谷歌驱动器。
  • 点击"Send Now".

来自您的电子邮件的传真:

  • 确保您的帐户已设置,以便将电子邮件与RingCentral帐户相关联。为此,请登录您的在线仪表板并更新用户详细信息。
  • 在电子邮件客户端上打开新消息。
  • 输入您的收件人的10位传真号码"To" field followed by "@rcfax.com"。如果您的收件人正在使用国际号码,请不要忘记在一开始时添加加号。
  • 键入的描述"Subject"字段如果您想向您的邮件添加传真封面页面。或者,附上自定义传真封面页面。
  • 附上要发送的文件。您可以附上高达20MB的文件。
  • 确保电子邮件机构中的任何内容。没有签名,图像或脚注。
  • 点击"Send".

直接来自您最喜欢的商业应用程序的奖金方法 - 传真:

  • 确保您已激活RingCentral帐户的集成。为此,请登录您的仪表板并导航到“工具”部分。
  • 打开要传真的文件并查找打印选项。
  • 选择RingCentral Internet传真作为打印机,然后单击"Print"。这将启动铃声传真计划。

如何向多个收件人发送传真

如果要使用HingCentral传真向多个收件人发送传真,请输入所有收件人的详细信息"To"场地。这适用于从仪表板和电子邮件传真中传真。

 

这仅适用于您将文件发送到最多50人。如果您需要将其转发到51个或更多个人,请以批量发送传真。但是,这可能是乏味的,所以你可能想要使用传真广播。

这就是带有ringcentral工作的传真广播

  • 确保在您的帐户上启用传真广播。为此,您将必须与系统的管理员联系,以便他们可以启动启用它的过程。
  • 一旦启用了,您就可以立即将传真发送到超过50个。

如何使用HingCentral for Desktop传真

使用RingCentral应用程序为桌面传真非常简单。刚执行以下操作:

  • 在计算机上启动RingCentral应用程序。
  • 点击"Phone"在左侧菜单中。
  • 点击the "Faxes" tab.
  • 寻找撰写传真图标(这是一个看起来像被打印出的纸张的那样),然后单击它。
  • 在里面pop-up window, enter the fax number or, if you're faxing to someone in your address book, your recipient's name in the first field.
  • 从下拉下来选择传真设计 - 如果您想查看设计的样子,只需在选择设计后单击下拉目旁边的眼睛图标。
  • 如果要在您的邮件中包含它们,请在相关字段中输入公司名称和封面页面。
  • 附上要传真的文档。
  • 点击“Send".

有哪些与重要业务和生产力应用的集成?

如果您已注册RingCentral Fax帐户,您可以获得框,Google Drive,Dropbox和MicrosoftOutlook®等应用程序的集成。

如果您升级到RingCentralOffice®帐户,您只能将HindCentral集成到更多业务应用程序中。

被认为是行业领导者
术语& Conditions
1
基于年度计划的传真价格。如果按月支付,价格为22.99美元,用于传真1500。
2
办公室定价基于每月的两个用户,年度计划。如果每月支付一个用户,则为办公室的价格为49.99美元。美国和加拿大: 合理使用 政策适用于所有计划。国际电话将按当前发布的汇率收取 国际比率表.
3
计划包括指定数量的页面;传真页数指定假定平均文档每页需要1分钟才能发送。
4
所有计划(传真1500和办公室)可以为4.99美元/月添加额外的数字。对于传真1500和Office,添加到帐户的所有数字都是由单个管理员管理的共享号码。